办公室事务管理实训(一)讲述.ppt

实 训 实 习 方 法 我 国 办 公 室 事 务 的 主 要 内 容 ⑴文书撰写（会议记录等） ⑵文书制作（打字、复印等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑹调查研究（计划、实施等） ⑺信息资料（收集、整理等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⑼ 接待工作（来访接待） ⑽ 协调工作（政策等） ⑾ 督察工作（决议实施） ⑿ 日程安排（各种日程） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⒁ 办公室管理（环境等） ⒂ 其它临时交办的事项 国际秘书协会确定的办公室事务的内容 ⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务； ⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； (21)搞好会务工作 (22)复印资料 外资合资企业办公室事务的内容 ⑴办公室环境的布置和整理； ⑵通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶执行上司交办事项； ⑷照料上司身边的琐事； ⑸接待宾客和员工的来访； ⑹记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺打印文告及表格； ⑻收集及整理各种信息； ⑼保管办公室设备及用品； ⑽外出办事，如银行、邮局、税务所等。 案例：办公室布局 某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 讨论：这个布局有什么好处？又有什么问题？你如何看待开放式布局的办公室？ 办公环境维护的基本原则 实训内容 1.调查你实习单位办公室的布局与环境； 2.调查机关办公室的环境安全情况； 3.调查秘书办公区域的环境与安全情况。 要求： 3--5人一组，调查一个单位的办公室的布局与环境、安全状况，写一份调查报告，就上述情况进行分析，找出存在的问题并提出改正的建议。 电话机摆放在什么位置？ 电话机应该摆放在最容易、最方便 使用的地方。如果是习惯 用右手写字，电话机就应 该放在办公桌的左边。当 来电话时，右手拿笔作记 录，很方便。 模拟应对不同类型来电的策略 1.坚持只同上司通话的人 你可以运用这样的技巧：“正如我所告诉你的一样，我上司现在不方便接听电话，或许你迟点再拨过来。”或“我能为您带口信，如果你告诉我你只想同他谈，我会告诉他给你打电话。” 模拟应对不同类型来电的策略 接听恐吓电话 要镇定，并做好录音工作。 上司不想接的电话 作为为上司服务的秘书人员，为保证你的上司集中精神处理一天重要的事务，对于上司不愿接的电话，你就应灵活应对，恰当把握讲话的分寸，按上司的意图妥善处理。 案例：新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈秘书暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈秘书顶替自己。某一天，经理外出了，陈秘书正在公司打字，电话铃响了，陈秘书与来电者的对话如下: 来电者:是利达公司吗? 陈秘书:是。 来电者:你们经理在吗? 陈秘书:不在。 来电者:你们是生产塑胶手套的吗? 陈秘书:是。 来电者:你们的手套多少钱一打? 陈秘书:1.8美元。 来电者:1.6美元一打行不行? 陈秘书:对不起，不行的。 说完，陈秘书“啪”挂上了电话。 上司回来后，陈秘书也没有把来电的事告知上司。一星期后，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1. 4美元1打卖出了2万打。陈秘书脱口而出:“啊呀，上星期有人出价1. 6美元1打，要1.5万打，我说不行。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”，陈秘书哭丧着脸说:“为什么?” 上司说:“你犯了五个错！” 陈秘书犯了哪五个错