办公应用培训(基础知识和WORD)分析讲述.pptx

2016销售部内部培训资料 朱 昭基础知识及WORD部分 前言 文件及其操作 WORD使用 文件是计算机信息的组成单元，好比人是社会的组成单元。 文件的属性主要有四个 文件名； 文件位置； 文件大小； 文件创建时间。 文件概述 文件名 文件名通常由主名和扩展名组成，中间用“.”隔开。 示例 .doc是姓，“说明书修改事项”是名。 主名可以使用汉字、英文、字符或者混写。 扩展名由文件类型决定，一般是自动生成的，不宜自行制定和修改。 文件名最多可以有255个字符。　 不区分英文字母大小写。 文件名或文件夹名中可以包含空格，但不能使用下列9个字符： \、 /、 *、 ?、 ″、 、 、 ：、 | 电脑文件的类型 扩展名为doc/docx/txt的文件俗称文档，我们主要用WORD2003处理，长处在于格式与排版，如要打印出来文件，尽量用WORD制作； 扩展名为xls/xlsx的文件俗称表格，我们主要用EXCEL2003处理，长处在于计算，如果要涉及统计分析的文件，尽量用EXCEL制作； 扩展名为jpg/gif/png/bmp的文件俗称图片，我们用ACDSee和系统自带的画图应用已经能处理好办公日常所需，JPG最常用，GIF是动画，PNG无损压缩，BMP画质高； 后缀名为pdf的文件俗称PDF文件（也叫可移植文档），用各种PDF阅读器和编辑器处理，长处在于跨平台，无损打印，自嵌字体，高压缩，可靠的分发与交换。最常用的就是客户公函、图纸和电子书； 扩展名为rar/zip的文件俗称压缩包，我们主要用RAR等解压软件处理。主要用于多个文件的几种传送； 扩展名为exe的文件俗称程序（也叫可执行文件），是我们安装各种软件的载体，同时也是各种垃圾软件和病毒的载体，切勿随意点击； 视频、音频、PPT、DWG、FLASH、INI、DLL等其它格式。 文件的处理 复制 剪切 粘贴 删除 查找 排列 编辑 传递 文件的查找 开始-搜索 快捷键[WIN+F] 支持使用“*”（代表任意多个字母或汉字）和“?”（代表一个汉字或字符）。例如：输入“*.txt”将列出指定目录下所有文本文件。 文件的排列 主要指文件的查看方式和排列方式。 文件在文件夹的查看方式 文件在文件夹的查看方式有：缩略图、平铺、图标、列表，详细信息。 缩略图：直观预览图片 方便查看比较多的图片。 平铺：图标比较大，可以直接看到文件大小。 图标：图标正常，看不到文件大小。 列表：小图标模式，方便查看长文件名。 详细信息：小图标列排模式，可以看到文件的详细信息，文件名、文件类型、修改时间、文件大小。 文件在文件夹的图标排列方式 文件在文件夹的图标排列方式有：名称、大小、类型、修改时间。 WORD-内容概要 WORD窗口、基础操作 文字编辑 段落编辑 表格编辑 图片编辑 页面设置与打印 其它 WORD-WORD窗口 Word窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、滚动条、工作区、状态栏等七个组成部分。基本操作包括新建文档、保存文档、打开文档等。 WORD-常用工具栏 格式工具栏 标尺栏 WORD-内容选择 双击，选择词组 三击，选择一段 单击空白处，选择一行 双击空白处，选择一段 三击空白处，选择整篇文章 Ctrl+单击，选择一句。 单击+Shift+单击，从…到… WORD-字体格式 字体格式包括字体、字形、字号、效果（包括颜色、下划线、着重号、一般效果，特殊效果）、字符间距（包括缩放、间距、位置）。 WORD-查找和替换 [Ctrl+F] 以及菜单“编辑”-“查找”都可以实现。 WORD-段落格式 常用的段落格式包括：对齐方式，缩进，段间距，行距。 WORD-用标尺对齐段落 利用标尺快速对齐段落 选择[视图]?[标尺]，显示标尺后，选取需要对齐的段落，向右拖曳上方的标尺 首行缩进：控制段落中第一行第一个字的起始位 悬挂缩进：控制段落中首行以外的其他行的起始位 左缩进：控制段落左边界缩进的位置 右缩进：控制段落右边界缩进的位置 WORD-缩进调整示意 悬挂缩进 首行缩进 右缩进 左缩进 WORD-项目符号和编号 多级编号插入后，默认为1级，如果想让编号变为2级或以下，需要选中编号按Tab键，按一次降一级，以此类推，如果要升一级，需按[Shift+Tab] 。 WORD-格式刷的使用 连续点击两次格式刷可对文档中的多处文本进行格式化，使用完毕后，再次单击“格式刷”按钮即可。 WORD-插入表格 插入表格的三种方法：菜单创建，表格和边框工具栏创建，常用工具栏创建。 注意“插入表格”和“绘制表格”的区别。 WORD-表格与边框工具栏 表格与边框工具栏常用按钮 WORD-用常用工具栏插入表格 注意“插入表格”和“插入EXCEL表格”的区别。 WORD-删除