文件资料整理整顿工作方案讲述.docVIP

文件、资料的整理、整顿工作方案 一、各部门抽专人负责组织本部门人员的文件、资料的整理整顿工作； 二、时间：7月25日－7月30日 三、方法 1）将所有过期作废资料或已没用任何使用价值的资料清理出来，做销毁或作废留存处理。文件的销毁和作废留存按照质量管理体系 “文件控制程序”中相关规定执行。 2）将所有认为有疑问的资料（整理者不知是否有用）贴上标识（让知道的人或主管领导选择处理方法）。 3）将所有不再经常使用需要存档的资料按年代进行整理，建立档案方法见“四、档案管理方案”。 4）将所有正在运行的资料，按照类别，有规则的存放在文件柜内（文件柜的排放与编号见档案管理方案5.6），归档方法见“四、档案管理方案” 四、档案管理方案 1. 说明：本方案主要针对已归档保存失去现行作用的档案，对于处于现行状态的文件资料，如有不同，将在条目后以[ ]标示。 2. 目的 加强公司档案的管理，尽快实现公司档案工作规范化、标准化和科学化以及检索规范化。 3. 适用范围 适用于公司所有文档的管理。 4. 职责 各部门负责本部门文档的管理工作； 办公室负责各部门文档管理的指导、监督、检查工作。 5. 工作程序 文件的归档 归档范围 凡是本公司工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均应归档。 其他外来，未经本公司办理的或参考性的文件材料，是否需要归档，视具体情况而定。 日常使用的文件资料不作归档，包括质量、健康安全、环境体系文件、具有参考性的技术资料和图纸、未失效的法律法规、公司相关规定等。 归档时间 办理完毕的文件，一般在第二年内由各部门立卷后归档。 工程项目文件按项目结束时间归档。 归档案卷的质量要求 归档案卷必须齐全完整 归档案卷的“案卷封面”的各个项目应填写清楚，案卷标题要明确反应卷内文件责任者和内容，注明保管期限。卷内文件按一定顺序排列并编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”。 卷内文件目录 卷内文件目录应放在卷首，主要内容包括序号、文件或图纸编号、责任者、文件或图纸名称、日期、页号、页数、备注。 归档文件的卷内文件目录，应按格式要求打印出来，字体、大小应统一。 ［］ 档案的利用（附表九） 严禁将档案带出本公司或转借非相关人员阅看，严禁随意翻印或取出文件移往它处。 第 1 页 共 9 页 文件检索体系 现行文件 存档文件 档案柜号 栏 号 案卷目录 案卷号 案卷名称 卷内目录 文件编号 文件名称 页 号 文 件 档案柜号 卷内目录 栏 号 文件编号 案卷名称 文件名称 页 号 年代号