QM-01质量文件管理程序讲解.doc

版本号 A 修改号 0 第1页共11页 程序文件 质量文件管理程序 QM-01 1 目的 为加强对质量文件的控制管理，确保工建中心所有场所均能使用适宜的质量管理体系文件及外来文件的有效版本，防止使用失效和作废文件，制定本程序。 2 适用范围 适用于工建中心对质量管理体系涉及的所有文件的管理。 3 编制依据 3.1 《质量管理体系文件指南》，GB/T 19023，2003，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局； 3.2 《QHSE文件控制管理办法》 ，QHSE-01-08，2011，总公司。 4 释义 4.1文件：信息及其承载媒介。 5 职责 5.1 质量健康安全环保部 5.1.1负责总体策划工建中心质量体系文件，并组织质量体系文件的编写与评审； 5.1.2负责质量体系文件的发放、标识、更改、报批、回收、作废的管理。 5.2 各职能部室及区域项目组 5.2.1负责职责范围相关文件的编制、使用、识别与保管。 6.管理要求 6.1质量文件的分类 质量管理体系文件，包括质量方针和质量目标、质量手册、质量程序文件和规定文件； 质量计划； 外来文件，包括法律法规、标准规范、上级要求等。 6.2 文件的编写与审批 6.2.1 质量健康安全环保部负责工建中心质量管理体系文件的建立，管理者代表审核，总经理批准后发布。 6.2.2 区域项目组按照《质量计划编制管理规定》（QM-13-01）建立项目质量计划，报质量健康安全环保部进行审批。 6.2.3 文件应依据5W1H（Who，What，When，Where，Why，How）的原则编写。 6.3 文件标识 6.3.1 发布的质量管理体系文件以“受控”印章、编号、分发号为控制标识。 6.3.2 按照公司的保密原则对涉密文件进行管理。 6.3.3 质量健康安全环保部部应建立《受控文件登记表》（QM-01-C02），对文件进行识别和追溯控制。 6.3.4 提供相关方的管理文件为非受控文件，封面不盖“受控”印章，不编分发号。 6.4 文件编码 6.4.1 体系文件编号： 工建中心质量管理体系文件的编号统一以QM开头，Q代表质量，M代表管理。具体如下： a) 管理手册：QM- 00 b）程序文件：QM - 01 以01、02、03依次类推排序。 c）规定文件：QM- 01-01 作为程序文件的细化，在所细化程序文件之下以01、02、03依次类推。 d) 记录 QM-01-C01，程序文件下的附件。 QM- 01-01-C01，规定文件下的附件。 6.4.2 文件版本号：以A、B、C……表示版本顺序。 6.4.3 文件修改号：以1、2、3……表示修改的次数。 6.5 文件评审与更改 6.5.1 质量健康安全环保部于每年12月份组织有关人员对体系文件的适用性、有效性、可操作性进行定期评审，对不适用的体系文件提出修订意见。 6.5.2 体系文件经评审需修改时，由各职能部室及区域项目组向质量健康安全环保部提交《文件修改意见和建议表》（QM-01-C01），经主管领导批准后实施修改。 6.5.3体系文件更改后，应对文件版本进行修改，并在《文件修改页》（QM-01-C06）中作好相应记录。 6.5.4 质量健康安全环保部每年以受控文件形式发布修改更新的质量管理体系文件，并登记在《受控文件登记表》（QM-01-C02）中。 6.5.5 质量管理体系文件的使用者如发现文件中有不妥之处，不能私自修改和擅自执行，必须填写《文件修改意见和建议表》（QM-01-C01）经部门负责人审核后报质量健康安全环保部。 6.5.6质量健康安全环保部收到《文件修改意见和建议表》后，组织进行文件修订与更新。修改更新文件的发放管理执行6.6条款要求。 6.6 文件的发放 6.6.1 文件的发放范围：工建中心领导、各职能部室及区域项目组。确保需要使用文件的场所能得到适用版本的有关文件。 6.6.2 体系文件可以是纸介质和非纸介质。中心体系文件以印刷版和电子版两种形式发布，两种形式的体系文件应保持一致。 6.6.3 质量健康安全环保部负责确定文件发放范围，体系文件发放时应填写《受控文件发放/回收登记表》（QM-01-C03）和《______持有人清单》（QM-01-C04）。 6.6.4 各职能部室及区域项目组收到体系文件后应填写《受控文件登记表》（QM-01-C02）。 6.6.5 体系文件不准自行复制，如因破损需补发或不清晰需要更换时，由质量健康安全环保部给予换发，分发号维持不变。 6.6.6 质量体系文件未经批准不得借出或给予他人。 6.7 电子版文件控制 6.7.1 质量体系文件通过内部网络发布电子版版本，标记为受控版本，不提供下载，并为访问者设置权限。 6.7.2 质量健康安全环保部