制作员工人事资料的管理表.pptVIP

任务十六 数据表的基本制作 工作情境描述 生活在“信息时代”的人比以前任何时候都更频繁地与数据打交道。孤立的数据往往令人难以理解，利用表格的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方法。Word的表格功能给数据的整理带来了很大的方便，但对于重复数据的输入，数据的选择输入，数据的限制输入，数据的分析及图表的创建等却又力不从心，Office组件中的Excel电子表格软件很好地解决了这一系列问题。 下面我们以一个公司的“员工考核表”的制作为例，学习Excel软件中关于快速数据输入，表格设置及打印等基本知识。 效果展示 工作任务分析 能力目标 通过本实例的操作学习，理解工作簿和工作表的区别；掌握特殊数据的输入方法；掌握填充柄的使用方法；掌握设置数据有效性；掌握单元格的格式设置；掌握工作表的页面设置。 知识要点 工作表的重命名。 数据有效性的设置方法。 文本数字字符，日期的输入方法。 填充柄的使用。 表格的格式化。 工作表的打印及工作簿的保存。 工作过程描述 工作簿和工作表的认知 输入基本数据 格式化工作表 保存工作表 打印工作表 Excel中以文件形式保存表格内容的文件称为工作簿，其扩展名为.xls。每一个工作簿可包含若干个工作表，默认情况下包括3个工作表，工作表标签位于窗口的左下角，默认名称分别为sheet1,sheet2,sheet3,如图16-2图16-2 默认工作表 位于工作表左侧的数字编号为各行的行号，位于工作表上方的字母编号为各列的列号，每一个工作表是由256列和65536行组成。行和列相交形成单元格，它是存储数据和公式及运算的基本单位。Excel用列标行号来表示某个单元格的地址，如B15代表B列中第15行的单元格。 可以对工作表进行新增，删除，重命名等操作，下面将工作表的名称改为“2009年”，步骤如下： 第一步：启动Microsoft Excel 2003，新建工作簿文件。 第二步：选择“Sheet1”工作表标签，单击右键，选择右键菜单中的“重命名”菜单项。 输入基本数据 输入内容时性别列要求可通过单击右侧下拉箭头选择“男”“女”；部门列可通过单击右侧下拉箭头选择“市场部”“售后部”“企划部”“行政部”（如图16-1）；“工作态度”，“工作成效”，“团队协作”列只允许输入0－100间的整数。 步骤如下： 第一步：单击工作表“2009年”标签，进入该工作表中。 第二步：选定单元格A1，在其中输入“员工考核表”；在单元格区域B2:H2中分别输入“员工号，姓名，性别，考核时间，部门，工作态度，工作成效，团队协作”。 第三步：输入员工号 员工号为文本数字字符，若直接输入，Excel会识别成数值型数据，并会自动不显示最前端无意义的零。很多情况下我们需将数字当作文本字符来进行处理，如学号，身份证号，邮编等，Excel提供了直接输入文本数字字符的方法：在输入数据时以英文单引号“’”开始输入数据，如’03012，输入完后“’”将不显示在单元格中，其后的数字字符将自动识别为文本数据。 另一方法是将单元格的格式先设置为文本：先选择目标单元格，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令，进入单元格格式设置对话框后，选择“数字”标签，选择“分类”列表中的“文本”后单击“确定”按钮。通过此方法设置过的单元格在输入数字时将自动保存并显示为文本。 第四步：输入姓名。 第五步：输入性别。 性别列的变化较少，可以通过选择输入的方法简化输入，具体步骤如下： 选定需要设置数据有效范围的区域。 选择“数据”菜单中的“有效性”命令 在“数据有效性”对话框中选择“设置”标签，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”栏输入“男,女”，如图16-4,后单击“确定”按钮。 注意：“来源”栏中输入的各项目间只能使用英文逗号用于间隔。 在设置了数据有效性的单元格区域后可使用右侧下拉箭头选择输入。 第六步：输入考核时间 Excel中规定了严格的日期时间输入格式，输入日期时，首先输入1～12作为月份，然后输入“/”或“－”进行间隔，再输入1～31作为日，如输入“5－1”，将自动识别为5月1日，并显示为“5月1日”。 年份若省略，则以当前年份作为默认值，但并不显示。如需输入年份，可使用 “mm/dd/yyyy”、“mm-dd-yyyy”、“yyyy/mm/dd”、“yyyy-mm-dd”四种格式进行输入。 如需改变日期的显示格式，可选择需设置的区域，选择“格式“菜单”中的“单元格”命令，进入单元格格式设置对话框后，在“数字”标签的“分类”列表中选择“日期”，并在右侧类型列表中选择相应的显示类型。 在Excel中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，日期系统默认为“1900年日期系统”，即以1900年1月1日作为序列值的基准日，当日的序列值