会议组织之会中讲述.ppt

会议组织之会中 ——（第四组） 冯诗然、丁咪 鲁喃婷、吴鑫 徐曦琳 目录： （一）会议记录 （二）会议服务 （三）倒茶 （四）其他 （一）会议记录 1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会 议），记录内容会后留底。 （一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称 、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部是 会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。 对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会 议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性 会议。） 2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。? （二）会议服务? 1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。? 2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投 影仪、视频设备等。? 3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人 ，所以一定要注意着装） 如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重? 4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。 ? 5、空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低）， 会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走 导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！ 出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！ 因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！ 案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未 结束，人员就走掉一般！效果非常差！ ——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！ （三）倒茶? 1、外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客人倒 茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入 的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的 领导）就要先给领导冲。? 2、倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经理、 副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。? 3、切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。? ? 4、冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着 领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。 ? 5、冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光。? 6、整个会议的过程中要保证有饮用水，要保证每一个人都有水喝，但不要试图 在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水 ，参会者不一定照顾到。 （四）其他? 1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。 ? 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。 关于会间与领导交流时要注意什么？ 答：会要主动与领导交流，应针对工作中的问题、会议中领导发言不理解的问题 进行，但要注意几点：1、看领导的劳累程度2、整个会议中是否留有单独交 流的时间 案例：04年某公司的某某到“北京超市人”参加一个课程，因为会议中领导对该 企业的培训比较熟，就举例提了一他们的做法，结果在中间休息的时候，还没有 站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片，当时该职员就很受启发。 3、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？ 答：在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水 平和个人的素质，可以要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必 须关机（极特殊情况除外），因为企业，以经营为主，不是党政部门，如 果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会 场外面接打。 4、中间休息的时间可否放音乐？ 答：当然可以，但要注意几个问题 1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻， 脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲 2、声音一定不能