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人力资源管理中人事档案的运用(共4930字) 【摘要】随着二十一世纪知识经济的快速发展，人才资源成为组织发展的重要战略资源。人事档案作为储存人才信息的载体，是发现人才的主要信息源，是选拔人才的重要依据。因此管好、用好人事档案对人力资源开发具有至关重要的作用。本文就人事档案在人力资源管理中的作用，当前的运用现状，以及改变现状的对策等进行探讨，以期更好地促进人事档案管理工作走向良性发展的轨道，为人力资源开发提供强有力的信息保障。 二十一世纪是知识经济日新月异快速发展的时代。经济的快速增长带动了人力市场的巨大变化，人成为推动社会和经济发展的最关键的资源。能否拥有高素质的人力资源并实行有效管理对各类组织的生存、发展与成功至关重要。因此开发人力资源已成为各类组织提高组织核心竞争力的迫切需要。而开发人力资源与人事档案工作的完善密切相关。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，对人力资源开发具有重要的作用。 一、人事档案在人力资源管理中的作用 人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，记述个人活动、学识水平、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考利用的历史记录。完善、有效的人事档案对于组织发现和识别人才，全面考察和正确选拔、使用、培养人才，优化人力资源配置具有重要的意义。 1.可为组织发现和识别人才提供依据 人事档案是人才信息的重要载体，它反映着各种人才的专业、特长、研究方向等情况。各类组织可通过记载清楚、内容完整的人事档案进行人才结构的统计、分析，以发现和识别人才，并结合组织自身情况和发展方向，了解和掌握本组织人才梯队的薄弱环节，从而有针对性地制定相应的人才培养计划，挖掘人才的潜能，使优秀人才脱颖而出。 2.可为组织考察和选拔人才提供依据 由于人事档案具有现实性、真实性、动态性、认可性等诸多特点，能够较全面、准确地反映人才各方面的情况，是各类组织了解本组织人才的数量、文化程度、专业素质等方面数据的重要依据。因此，人事档案是为组织的发展壮大考察、选拔、任用人才提供研究的第一手资料，是组织进行科学分析、合理规划人力资源发展方向，做出准确的人才规划的基石。 3.可实现信息共享，优化人力资源配置 人事档案是各类组织进行人事管理活动形成的原始记录，是个人信息的重要载体，亦是人事管理和人力资源开发的信息来源。各类组织通过人事档案提供的信息建立的人才信息库可以实现人力资源信息共享，有利于组织根据不同人才的能力和各类人才的特点，科学预测人力资源的需求，进而在组织内进行合理选人、用人，最大限度地发挥人才效力，实现人力资源的最优化配置。 二、人事档案在人力资源管理中的运用现状 虽然人事档案在人力资源管理中是不可或缺的重要组成部分，然而就目前人事档案在人力资源开发中的实际运用情况而言却未尽如人意，存在着一些较为严峻的问题，这些问题严重制约了人事档案管理工作的发展，同时也影响了人力资源开发的正常进行。 1.人事档案内容的不完整降低了人力资源的管理效力 人事档案应该全面、历史、完整地反映一个人的全貌，然而目前有相当一部分人事档案的内容不够完整。究其主要原因，一是终身制的用人制度被打破，使人员流动成为可能。而用工单位性质、用工形式、用工时限的多样化，也导致了相当一部分人员的档案无法做到档随人走，因此造成弃档、重新建档的情况屡见不鲜。少数流动人员私截档案的现象也时有发生，使人力资源的管理成为新的管理盲区。二是外省籍高校应届毕业生就业户籍实行各项要素评分制，各项要素累计分值高于标准分值的方可办理户籍，则档案随其人走；而低于标准分值的，则可按相关规定申请办理人才类《居住证》，其档案则随户籍由高校直接保管或留校保管二年后退回生源地。如此，就业单位只能重新建档，而此类人员一旦流动，人才中心(市场)却又拒绝接收其档案，原单位只得被迫继续保管其档案，直至废弃。以上现象都造成了同一人员的人事档案相对不同阶段的信息在不同地区、不同机构间的分散，导致了档案工作的脱节，档案内容的断层，也直接影响了人才信息的完整性，降低了人力资源的管理效力。 2.人事档案内容的失真阻碍了人力资源的正确评估 人事档案具有的真实性特点是组织选贤举能、知人善任的重要依据。近年来，人事档案中的信息内容失真现象屡现，主要表现在两方面：一是“三龄一历”(即年龄、工龄、党龄、学历)填写不规范或随意填写，造成时间填写前后不一致。二是为追逐名利弄虚作假。一段时间以来，少数干部为了个人目的在档案上弄虚作假，有的组织人事部门审核把关不严，致使涂改伪造年龄、学历、身份等问题时有发生，使得年龄、工龄、学历、经历、身份等造假之风愈演愈烈，甚至出现兄姐的填写年龄竟比自己弟妹小的荒唐现象