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合约与成本管理部制度流程汇编 （讨论稿） 2012年5月 目 录 一、工程合同管理制度 2 1.工程合同审批流程图 7 2.1××××××项目合同规划 8 2.2工程合同汇签审批表 9 2.3合同交底记录 10 二、工程招投标管理制度 11 1.工程招投标流程 17 2.1招标申请及审批表 18 2.2投标人考察及审批表 19 三、工程项目预结算管理制度 20 1.工程预算流程 23 2.工程结算流程 24 3.工程结算报审表 25 四、工程甲供设备、材料管理制度 26 1.1采购计划及采购订单流程 28 五、工程成本控制管理制度 29 附件1：成本控制流程 33 一、工程合同管理制度 一、目的 为规范工程合同管理，依据《中华人民共和国合同法》和公司相关规定，制定本制度。 二、适应范围 公司范围所有工程项目的工程合同管理。 三、合同管理系统 合同管理系统主要包括四大内容：合同计划管理、合同签订管理、合同履行管理及合同考评管理。 （一）合同计划管理 主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预见工作，确保按计划、有序的安排合同的签订及履行工作，避免出现遗漏或无序状况。 1、合同的分类及责任部门 分类 责任部门 设计类合同 地质勘察合同 设计管理部 测绘类合同 设计合同 设计类咨询合同 工程类合同 工程承包合同 工程管理部 工程监理合同 工程类咨询合同 采购合同 材料设备采购合同 合约与成本管理部 2、合同规划 针对每个项目，依据初步设计文件，由合约与成本管理部组织设计管理部、工程管理部编制该项目的《工程合同规划》（见附表1） 3、签订及履行控制 合约与成本管理部每月汇总动态表，上报工程总经理及总裁。 （二）合同签订管理 主要目的在于做好客户信誉和综合能力评估，明确标的物质量控制内容，优化合同价款和付款方式，以及规范合同条款的拟定，确保合同履行。 1、合同起草 （1）由合约与成本管理部负责起草各类合同（可参照各类合同示范模板）。 设计管理部、工程管理部负责专用条款的编制及各种技术支持，合约与成本管理部负责示范模板的建立与管理。 （2）应注意事项 ①合同必须是有标的、数量和质量，价款或者酬金、履行的时限、地点和方式、违约责任、解决争议等主要条款，尽可能订立担保条款（定金、保证金或抵押等）。 ②在专用条款中，必须对合同的组成予以说明，对合同条款的解释顺序予以明确。一般按照补充合同、公司管理制度、专用条件、招投标书、图纸及清单、纪要及附件、通用条件来排列先后次序。 ③材料设备采购合同必须附技术协议。 2、合同的签订 （1）合约管理员应严格审查订立合同对方的下列内容：营业执照、法人资格、经营范围和经营方式、相关资格证书或许可证、履约能力和信用、法人授权委托书等。并要留存复印件备查。 （2）各职能部门负责人凭“中标通知书”与对方进行合同谈判，对标的巨大或异常复杂的合同，应组织公司专业、技术、财务和法律顾问等组成谈判小组。 （3）合同会签 会签人对合同内容提出专业意见，承担相关专业责任。合同承办人必须逐条明确回复会签人意见、直到意见达成一致。 （4）合同审核 合约与成本管理部经理负责对校稿版本的合理性、合法性、合规性、完整性、正确性进行全面审核、公司法务部对版本的合法性进行确认。 （5）合同审批 ①审批权限 合同金额在20万以下的合同，工程总经理有审批权，报总裁。 合同金额在20万以上的合同，由总裁审核，报董事会。 标的额巨大或者异常重要的合同，由董事会审批。 ②审批汇签表（见附表2） （6）合同签署 由公司法人代表或法人授权委托人签署合同，综合部用印时必须核对所有手续齐全方可办理。否则，可以拒绝用印。合同双方都必须使用合法的印章（公章或合同专用章），不得使用财务章或者业务章等不合法的印章。对用章的合法性必须进行核对。 3、合同的档案管理 （1）合同一式六份。正本两份，副本四份，正本留存公司档案室；副本一份留存财务部，一份留存合约与成本管理部，一份留存执行合同的职能部门，一份留存相关项目部，由合约管理员进行统一编号、分发与存档。 （2）必须遵守公司的档案管理制度。 （三）合同履行管理 主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程中的把关和跟踪工作，实现合同目的。 1、合同交底 （1）合同内部交底 由合同签订人组织，向项目管理团队交底。陈述合同形成背景、合同结构、主要条款解读、执行要点及特殊情况处理，并解答项目管理团队提出的问题，最后形成书面的合同内部交底记录（见附表3） （2）合同外部交底 由合同执行人组织，向材料设备供应商、监理单位、施工单位交底。主要是对材料、设备供应及管