第四章邮件收发课题.ppt

办公室实务概述 第四章 邮件收发 框架 1. 邮件的收取 2. 邮件的分类 3. 邮件的拆分 4. 邮件的处理 5. 上司不在时邮件的处理 6. 邮件寄发前的准备 7. 邮件的寄发 邮件的处理，是文秘人员的重要工作。有些公司的文秘人员甚至要发一半的时间在做这件事。 邮件形象代表公司形象，也体现自己的能力。 信息必须及时反馈给上司。 1. 邮件的收取 企事业单位邮件的送达有四种情况： 传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。文秘人员这时候要邮件到达自己办公室的时间， 尽量不要在邮件到达时离开办公室， 如不能避免，应请人代领。当面点清楚邮件，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目。 邮件送到单位所租的邮箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。这时，文秘人员每天的开箱次数应该和邮局投递的次数一样，并尽可能在时间上与送到时间相合拍，形成一种规律。这样，才可能提高效率，也避免了邮件遗失的可能性。 由专人接送，需要签收的邮件，如特快专递。这些邮件在一天之内随时可能到达，由文秘人员负责签收、处理，或者分发给其他部门或相关人员。 如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，查看晚上是否有邮件发送过来。电子邮件可以在屏幕上看到，但通常的做法是文秘人员打印出来交给上司。 2. 邮件的分类 文秘人员受到邮件以后应该