Word 2010 自动目录编辑讲义课件.docx

Word 2010自动目录编辑讲义一、文档输入：文档的所有内容，一律不设置“首行缩进”，标尺处在“0”的位置。因为“标题”部分不需要首行缩进。只有“正文”部分才需要首行缩进。各标题下的“正文”内容输入结束以后，按住鼠标左键不放，拖动鼠标让正文内容“反白”，然后放开鼠标左键，再点击鼠标右键，选【段落】，再选【首行缩进】，选【磅值2】，按【确定】实现首行缩进两个汉字的目的。不要手动操作空格键来实现首行缩进，不利于目录自动更新。二、文档标题设计：每一篇文档都有大小不同的【章】、【节】、【小节】、【分节】。对它们设计标题时，都要做到心中有数。文档的【章】一律设为【标题一】。文档的【节】一律设为【标题二】。文档的【小节】一律设为【标题三】。文档的【分节】一律设为【标题四】。三、【标题】的标注：将光标定在【章标题】的行首，按需要点击【标题1】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【章标题】已标注成功。将光标定在【节标题】的行首，按需要点击【标题2】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【节标题】已标注成功。将光标定在【小节标题】的行首，按需要点击【标题3】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【小节标题】已标注成功。将光标定在【分节标题】的行首，按需要点击【标题4】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【分节标题】已标注成功。无论文档有多大，都按以上标注，不可混乱。四、【标题】的字体设计在确定了各标题以后，要对各标题的字体、字号进行选择，一般说来，整篇文档的字体选“华文中宋”与常规书本的字体相同，阅读起来比较顺眼。四级标题及正文字体选择如下：【标题一】选“三号字”【标题二】选“小三号字”。【标题三】选“四号字”。【标题四】选“小四号字”。【正文】选“五号字”。三级标题及正文字体选择如下：【标题一】选“小三号字”【标题二】选“四号字”。【标题三】选“小四号字”。【正文】选“五号字”。如果文档阅读对象是对老年人，可将正文字号设计为小四号。五、【标题】的位置：【标题一】和【标题二】，在文档中可设计为【居中】，【标题三】可设计为【左对齐】，【标题四】可设计首行缩进位置。六、文档自动目录的设定：选【引用】工具栏。点击【目录】按钮。点击【自动目录】中的其中一个样式。点击【目录】按钮。点击【目录】下拉菜单中的【插入目录】按钮，出现【目录对话框】。在【目录对话框】中，有以下选项：【显示页码】√2）【页码右对齐】√3）【制表符前导符】选自己喜欢的前导符。4）【格式】选自己喜欢的格式。5）【显示级别】。三级标题就选3，四级标题就选4。6）按【确定】按钮。无论目录的最后一页到什么位置，将光标都要移至下一页，该页应当是空白页，其目的在于，在空白页的行首插入【自动目录】。通过以上操作，一篇文档的“自动目录”就制作成功了。要特别注意的是，只有将【自动目录】插入空白页的行首，目录中的各标题与页码才会一一对应，不会出错。待到文档打印完后，将【目录】装订到文档前面即可，不要试图一次成功。如果将【自动目录】插入文档的行首，虽然【自动目录】处于文档的前面，与我们阅读时的情况相符，但【自动目录】很容易出错。七、目录的更新：文档在修订或审阅后，内容与页码都会发生变化，如果不更新目录，标题与页码就肯定不对应，更新操作如下：选【引用】工具栏。选【目录更新】按钮。在【目录更新对话框】中，选【全部更新】。更新完毕，标题与页码全正确。八、文档分页与编辑页码：文档编辑完成后，还要对《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》编辑页码，使它们各是各的页码。首先将《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》各段分页，便于各自编辑页码。将光标定在要编辑页码的行首，比如《摘要》的行首、《关键词》的行首、《目录》的行首、《正文》的行首、《附录》的行首。选【页面布局】→【分隔符】→【下一页】。选【插入】→【页脚】→【编辑页脚】→【链接到前一条页眉】。通过以上三步的操作，《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》各段之间已分页，再给《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》各段编辑页码时，已互不相干，各是各的页码。分页完毕，开始编辑页码：选【插入】→【页码】→【设置页码格式】→【起始页码选1】→【确定】。此为已分页的第一页。选【插入】→【页码】→【选择页码】样式后单击→【关闭页眉页脚】，此时新的页码已编好。需要说明的是，页码的样式是受【页码格式】控制的。比如【目录】的页码选择罗马字，其它的页码都选阿拉伯字。九、编辑页码实例：例.有一文档，全文有40页，有以下内容需要分页：《摘要》有1页；《关键词》有1页；《目录》有2页；《正文》有31页；《附录》有5页。《关键词》不设页码。将光标定在《摘要》的行首，【插入】→【页码】→【页面底端】→【选择满意的页码样式】这时就会看到《摘