高效会议筹划与管理.pptVIP

（4）各司其职、责权到人 材料文案： 确定会议目标 编写会议日程表 撰写会议通知和纪要 准备媒体新闻稿 发言稿及典型经验材料 后勤保障： 制定费用预算，会场设施，现金管理，记帐 会议物品准备、常用文具、用品、视听器材 报到接待： 现场组： 下发会议通知、联系方式 确定到会、时间和地点 收费、房间分配 签到、分发资料 非现场组 嘉宾咨询、邀请与联络 考察地点、会场布置 接站、食宿 旅游及参观地点 * 特别提示 了解是否有少数民族及特殊的风俗习惯 了解有没有素食者，要为这些人单独做准备 了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译 了解是否有媒体记者出席会议，是否需要准备单独的座位 了解是否有竞争对手参加会议，敏感问题要把握好尺度和讲话的方式 （5）会场考察与布置 会议环境 位置适宜、会议室大小恰当、噪音、温度、灯光、色调、通风、桌椅舒适、餐厅、住宿房间环境、娱乐厅、停车场、卫生间、附近医院、让服务方协调公共安全事宜 辅助设施 条幅、音响、麦克、投影、屏幕、电源、背景音乐、台布 场地布置与检查 桌椅摆放要视主题人数、互动性摆O?UV或横排形、注意主席、主持、记录、必参、列席者的位置，人均2－3平米，演示内容、视线角度、灯光效果、声音清晰、声音效果、可能干扰… * 桌椅的摆放 战略类会议人数10人左右，最为合适的是5-7人，桌椅摆放以圆桌型、半岛型摆放为宜； 好处：能防止人数太少，不能集中反映群体智慧； 又能避免人数过多而产生部分人消极参与。 运营类会议可以超过10人，但要根据会议的议题、重要性具体决定合适的人数，桌椅摆放以“U”型、“V”型、鱼骨型、小组式排座法为宜。 执行类会议人数众多，可以布置成教室模式、剧院模式、阶梯教室。 * （6）突发事件、未雨绸缪 预则立，不预则废 分工明确是前提 备用设备和方案 常见突发事件： 设备故障 公共安全部门检查 嘉宾误场 与会者突发疾病 现场停电 卫生间告急 无法准时就餐 集体外出活动漏掉人 竞争对手捣乱 突发事件有预案 * （7）锦上添花、第一印象 前期精确统计到达时间、温馨提示 接站有明确标识、下车就看到欢迎横幅 接站礼仪不嫌多、现场指示牌要醒目 现场报到井然有序 化整为零、层层负责 最小单位不超过10人 与会者互助管理 报到接待要用心 2）会中管理与服务之方策（1）会中服务重在细节 现场 签到、组织、安排就座 嘱咐参会人员汇报顺序 会议记录、录音和整理 转接电话、提示休息 协助掌控会议进程 设备、音乐管理 现场摄录像 茶点服务 非现场 突发状况应急处理 食宿及娱乐管理 临时采买与交付 财物管理 用餐的保障 娱乐的保障 休息的保障 * （2）会中管理重在高效 明确目的和议题、挖掘价值与意义 先定逻辑再排序、分类召开选对人 精准筹备排议程、轻重次序排定时 适宜场地与时限、标准程序模板化 专注问题与方法、避免扯皮与争吵 信息观点易聚焦、同一意愿化分歧 决策关键要到场、充分讨论决有行 * 3）会后收场与善后之方策 （1）主持者在结束会议时如何办？ 花十分钟回顾和总结，达成的主要目标和决议 将会议确定的待完成之事项分配再重申一下 就下次会议的日期地点等事项达成一致 正面评估，请大家填写会议满意度调查表 在积极的氛围中准时结束会议 表达谢意，向每位与会者表示祝贺和赞誉 最后，大声说：谢谢各位，我们下次会议见 * （2）组织者在会议结束后如何做？? 不但乘兴来，还要不舍归！ 集体合影 安排参观旅游 放心订票 发放礼品、纪念品 将会议文字、照片及录像制作光盘 安排离会、办理手续、退房 安排车辆、周到送站 善后要做好 口碑会更高 * 组织者在会议结束后如何做？? 不但表现好，还要结果好！ 汇报结果：讲明白关键、说清楚结果 提炼出经验、归纳谈感受 处理帐务：费用建账与报销 处理资料：会议文件的印发、回收 立卷、归档 整理物品：设备处理、归还 征求建议和投诉，制定改进措施 处理要及时 拖后会很糟 * 组织者在会议结束后如何做？ ? 后期表彰与鼓励很重要 在内刊、网站、局域网、内部电视台及行业相关媒体刊登新闻稿件和照片 举办图片展 让与会者写心得体会 撰写总结报告给老板 感谢服务机构 会务组人员聚餐与表彰 让伙伴下次还 跟你玩命干！ * 会后收场与善后之方策 （3）参会者在会议结束后如何干？ 细读会议纪要要点，对与己相关的信息做出标记 找到主要负责人、目标的担当者沟通关键点 研究主要任务，制定行动目标和计划 开始行动，安排具体分工和指导动员 开始新工作计划的实施与督导 制定跟进计划、紧盯和检查落实 准时、优质、超期望的完成