改善项目的沟通讲述.ppt

SSPM/WRL 推荐读物9 P.232 项目沟通计划为后续信息发布、绩效报告和项目利害关系者管理等工作提供指导，主要包括内容有： 信息收集和存储渠道的结构 信息分发渠道的结构 分发信息说明 进度安排 评估信息的方法 更新及修订沟通管理计划的方法 9.2 沟通规划 9.2.2 沟通管理计划 P.233 表9-2 项目沟通计划 9.2 沟通规划 P.233 信息发布是向项目干系人及时地提供所需的信息，包括实施沟通管理计划以及对预料之外的信息索取要求的应对。 信息可以通过不同的方式收集和检索，包括手工存档系统、电子数据库、项目管理软件以及允许查问诸如工作图纸、设计规范、测试计划持技术文档系统。 9.3 信息发布 P.233 对于IT项目沟通管理过程中的信息发布，由于信息量大，信息分发的实时性强，为了达到信息分发的目的,可以建立信息检索系统，电子文本数据库、项目管理软件、检索技术文件资料系统等,使项目组成员充分共享信息。 软件开发过程既是知识共享的过程，也是技术创新的过程，同时还是项目成员相互学习、共同提高的过程。需要形成相对统一的技术平台。 9.3 信息发布 9.3.1 信息发布方式 会议是口头沟通的一种形式，它有助于公开项目积极的或消极的重要信息，也有助于在项目人员和利害相关者之间建立较强的联系。 一个成功的项目工作会议能够成为鼓励项目组建立和加强对项目的期望、任务、关系和责任的工具。 一个失败的会议对项目会产生有害的影响，包括失去期望、模糊任务、混淆关系、推卸责任等。 P.234 9.3 信息发布 9.3.2召开有效的项目工作会议 P.234 召开有效的项目工作会议的经验： 明确会议的目的和期望的结果 确定参加会议的人员 在会议召开前向参加者提供会议议程 使会议专业化 解决问题 “对事不对人”、 积极的、正面的态度解决问题 重视会议之后的记录 重视会议结果的告知 一个人如果不能训练到3分钟内把要点说完，这个人的沟通能力一定存在问题。 9.3 信息发布 9.3.2召开有效的项目工作会议 董事会 100％ 副总裁 63％ 部门主管 56％ 部门经理 40％ 项目经理 30％ 项目成员 20％ 图9-A 信息传递与获取 关于信息传递与信息量的获取 9.3 信息发布 P.235 绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。 项目干系人通过审查项目绩效报告，可以了解组织为了达到项目的目标，是如何使用资源的，这些资源的状况和对项目的贡献； 通过审查项目绩效报告，可以随时掌握项目的最新动态和进展，分析项目的发展态势，及时掌握项目开发过程中遇到的困难与存在的问题，从而能有针对性地制定和采取必要的纠正措施。 9.4 绩效报告 P.235 绩效报告的编制需要项目经理和项目组成员对项目的实际执行情况和发展趋势的正确评估和预测，其采用的主要工具和技术有： 信息演示工具 绩效信息收集和汇总 状态审查会议 工时汇报系统 费用汇报系统 9.4 绩效报告 9.4.1 绩效报告的工具与技术 P.235 绩效报告组织与归纳所收集到的信息，并展示依据绩效衡量基准分析的所有结果。 状况报告：描述项目在某一特定时间点所处的项目阶段。状况报告是从达到范围、时间和成本三项目标上分析项目所处的状态。 进展报告：描述项目组在某一特定时间工作完成情况。 项目预测：预测项目的将来状况与进展。 状态评审会议：定期进行的交流有关项目信息的事件。 9.4 绩效报告 9.4.2 绩效报告的结果 P.236 利害关系者管理，系指对沟通进行管理,以满足项目干系人的需求并与他们一起解决问题。 进行有效的利害关系者管理，应该了解沟通的原则、方法、工具，掌握处理冲突的方法和技巧。 9.5 利害关系者管理 P.236 尽早沟通 主动沟通 内外有别 采用对方能接受的沟通风格 沟通的升级原则 给人伤害的忠诚绝对不是一种美德，应该将“指责”从我们的沟通中永远删除！ 9.5 利害关系者管理 9.5.1 遵循沟通原则 P.237 语义上的障碍 知识经验水平的限制 知觉的选择性 心理因素的影响 组织结构的影响 沟通渠道的选择 信息量的多少 9.5 利害关系者管理 9.5.2 影响项目沟通的因素 P.238 9.5 利害关系者管理 9.5.3 使用沟通技巧 科学研究表明，在面对面的沟通中： 只有7％的内容是通过文字表达的； 有38％的内容通过语调来表达； 有55％的内容需要通过面部表情来表达。 沟通技巧的掌握是一门科学，也是一门艺术，需要认真学习、刻苦训练。 P.238 表9-3 按沟通过程划分的技巧 9.5 利害关系者管理 9