常用办公软件使用技巧指导.ppt

常用办公软件使用技巧 成都纵横电子工程有限公司 杨苧 在教学中使用Word的小窍门 Word中的填空试题制作 轻松统一Word论文格式 Word中的填空试题制作? 1、巧设文字颜色 　　 2、自定义工具栏 　　 巧设文字颜色 如果试卷是要打印出来，而不是在网络中进行测试的，可以把试题和答案一起录入，然后选择第一题的答案，把文字颜色设置为白色，给它加上下划线。 　　小提示：如果是先加下划线后设置文字颜色，则还要把下划线颜色设置为黑色，而不能选择“自动”，否则下划线也会变为白色，无法显示。 　　这样一个“有线无文字”的问题填空部分就完成了，多题操作中反复设置文字和下划线颜色很麻烦，可以用格式刷。具体操作是：选中设置完成的第一个空，然后在常用工具栏上双击[格式刷]工具按钮，这时鼠标的光标就变成“格式刷”的图标了，接着只要在要设置为“填空”的内容处按住鼠标左键拖动鼠标即可。 　　 使用“绘图”工具 输入试卷内容，在要填写答案处按空格键，等试卷都输入完成后，再利用“绘图”工具栏上的直线工具绘制直线。 　利用该方法，最好是在绘制直线之前将“文字格式”和“段落格式”都设置好，以免绘制后重新编辑文字时要调整直线的位置。对于直线位置的调整，可在按住“Alt”键的同时拖动直线，这样就可以精确地进行设置了。 自定义工具栏 首先利用“空格键”和“下划线”相结合的方法（将空格处选中，然后添加下划线）创建一填空空格，将其选中，然后执行“插入→自动图文集→新建…”，在弹出的“创建‘自动图文集’”对话框中输入要创建的词条名称，如：填空（可任意设置为自己想要使用的名称）。 　 接下来，把刚创建的“自动图文集”中的“填空”命令放置在“格式”工具栏上。具体操作是：在Word窗体上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“自定义”，在弹出的对话框上单击“命令”选项，在“类别”框中找到“自动图文集”单击。然后在“命令”框中找到“填空”命令，将其拖动到“格式”工具栏的适当位置后松开鼠标，这时“格式”工具栏上就多了一个名为[填空]的按钮。以后只要单击该按钮就会在文档中添加一个带下划线的空格了。 　　小提示：将鼠标置于其中，按“空格键”可以增加其宽度。若其处于行尾，且其中有部分内容超出页面范围，在行尾按“回车键”可将超出部分转至下一行。 　　另外，还有一个简便的方法：不用下划线而使用“Shift”+“-”号即可，但此方法虽然简捷，却不适用于在网络中进行在线考试的情况。 ? 轻松统一Word论文格式 为什么要统一论文格式 定制统一格式按钮 录制宏 为什么要统一论文格式 每学期，学校都会向各科教师收集论文归档，尽管事先布置了论文的排版格式，但交上来的很多论文依然格式不统一，归纳起来主要存在以下几个方面的问题： 　　1. 纸张大小和页边距不统一。 　　2. 首行缩进不规范，缩进距离有大有小，有很大一部分论文用一两个空格来缩进。 　　3. 行间距设置不统一。 　　4. 标题及正文的字体、字号设置不统一。 　　要统一这些文档格式，如果用逐篇、逐项重新设置的方法来处理的话，上百篇论文真不知要进行多少烦琐重复的劳动。想用轻松便捷的方法吗？那就跟我一起用自定义宏按钮的方法来解决吧。 　　 定制统一格式按钮 1、在Word XP中依次单击“工具/宏(M)/录制新宏…”，在“录制宏”对话框中，给将要录制的宏取一个名字，如“Macro1” 2、单击[工具(T)]按钮，在弹出的对话框中选择“命令”选项卡。 3、 在“命令”选项卡中，“类别”栏选择“宏”，“命令”栏选择要录制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”，并将它拖动到工具栏的合适位置。 4、 右击工具栏上的“Normal.NewMacros. Macro1”，在弹出的快捷菜单中选择“命名(N)”，并将“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名为“统一格式”作为工具按钮的名称 5、 单击[关闭]按钮，完成宏按钮的建立。 录制宏 　　建好按钮后，Word会自动弹出录制宏工具图标，进入录制宏状态。接着可做以下几步操作： 　　1． 删除段首空格 　　（1）按“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个段落标记。 　　（2）单击“编辑/替换”，打开“替换”对话框，设定“查找内容”为“^p　”（“^p”为段落标记，后面跟一个中文空格），“替换为”设为“^p”，“搜索范围”为“全部”，然后单击[全部替换]按钮。替换结束后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。 　　（3）将“查找内容”