物资设备采购基本程序.docVIP

物资设备采购基本程序 （2011年3月30日院长办公会议通过） 为了规范程序，便于操作，遵照《怀化学院物资设备采购管理办法》，结合近年来设备采购操作的实际，特制订此基本程序。 1、申报审批。使用单位根据预算，填写“采购申报表”，尽量提交设备性能、规格、技术参数等信息资料，经本单位、经费执行部门及分管院领导、计财处签署意见后，报分管国资院领导审批，5万元以上项目院长审签，会签后送国资处按程序采购；无预算经费由使用单位提交报告，经分管使用单位校领导、分管经费执行校领导、分管财务校领导和院长在报告上签署意见落实经费后，再填申报表，会签后送国资处按程序采购。 2、调价论证。经费执行部门在审查购置申报时，应对本校预算项目进行初步调价和论证，并在“采购申报表”上签署调价和论证意见。对政府采购项目，经费执行部门应会同使用单位充分调查研究，掌握市场行情，论证必要性和可行性，编制采购方案后送国资处。国资处受理后，必须多途径调查三个以上品牌价格，送审计处审核。时间较紧时，审计处可在国资处调价的同时调查市场价格，综合确定合理价位，审核、完善采购方案。政府采购项目，召开采购小组和有关专家论证会进行论证，必要时提交学校会议论证，使采购方案更趋合理、实际。 3、询价采购。使用单位有充分理由急需购置，且因设备不同类不便集中招标采购时，5千元以下项目应事先报告分管国资校领导，由国资处与使用单位共同采购，无预算项目1千元以上邀请审计处参与采购；5千元以上项目采购经分管国资校领导审批，监察室、审计处参与采购并签字。询价采购应询3家以上，并记录价格备查。 4、单一来源采购。对使用单位申报的供货渠道单一的特殊设备，可采取多种方式调查价格，也可依据以往供货价格与供货商签订买卖协议，原则上货到验收后再付款。此种采购应与使用单位、审计处、监察室沟通，共同把好价格关。 5、招标采购。原则上实行集中招标采购。可将多个使用单位同类设备集中达1万元以上实施招标采购，单项1万元以上设备应招标采购。招标采购应在充分调价、论证的基础上，制作内容完备的招标书，经审计处审核、学校领导审定后，上网上栏公示7-10天，再按时举行招标会。20万元以下的项目招标应向分管国资校领导汇报，由采购小组具体操作。20万元以上的项目应邀请工会领导参加，同时请分管国资校领导和纪委书记参加。 6、招标准备。招标应做好充分准备和实施预案。为使招标顺利进行，根据实际情况可公布标的上限值和评价办法，开标前应电话联系确认投标商家，如投标不足3家时，应及时请示分管国资校领导，可改为竞争性谈判。如时间允许则改期另行招标。 7、举行招标。招标会由国资处、监察室、审计处、计财处、经费执行部门、使用单位共同评标。专业性强的项目应邀请专家评委评标。招标会按程序进行，一般程序是：介绍招标项目及要求；宣布评标纪律、评标原则和评标方法；检查标书密封情况；开标、唱标；查验商家资质，评委审阅投标文件；评委提问，商家答疑；评委集体评议，确定中标单位；宣布中标顺序。严格控制预算，对超上限值或超预算项目可废标。评标结束时，应当场填写评标结果登记表，如果变更招标书内容，须作文字说明，由与会评委签字认可，作为依据附入合同。 8、合同会签。本校采购项目会签，准备采购申报表、评标结果登记表、合同、招标书。合同会签应经使用单位核对技术参数，经费执行部门、审计处、计财处、监察室（5万元以上）会审签字，然后送分管经费执行校领导、分管国资校领导和院长（1万元以上的法人单位合同）审签。政府采购项目会签，准备中标通知书、合同（另送审计处电子版招标书和纸质投标书）。如遇特殊情况，需对品牌、参数、数量等调整变更时，必须经采购小组集体决定，作出书面说明并签字认可，附入合同，签合同时尽量集中时间集中人员集体审签。 9、合同分发。合同会签后，分别送使用单位、经费执行部门、审计处、计财处、供货方各1份，国资处留存3份（存档1份、验收1份、报帐1份）。政府采购项目多备2份，交采购办。 10、设备验收。设备供货到位后，应供货方的要求，使用单位根据使用情况申请验收，事前使用单位资产管理员照单点收，国资处再组织经费执行部门、监察室、审计处、计财处（政府采购项目）有关人员逐项清点验收，验收人员按顺序在验收报告上签字，再由国资处开具验收单，登记固定资产帐。 11、审签报帐。供货方凭验收报告、验收单、发票、合同等凭据送审报帐。验收报告须经使用单位“一支笔”签字，验收单须经国资处长签字，发票须经经费执行部门、审计处长、计财处长、分管经费执行校领导、分管财务校领导（5000元以上）、院长（1万元以上）签字，再到计财处报帐。 12、本程序适用一般设备采购实施，特殊设备采购程序可由采购小组按照学校文件精神议定。政府采购按省招标机构规定程序进行。本程序由国资处负责解释。 怀 化 学 院 20