档案管理系统晶体模型构建研究(共5389字).docVIP

档案管理系统晶体模型构建研究(共5389字) 1引言 知识与信息正经历着由稀缺到爆炸的过程，知识管理的方式与模式也日益多样化，但是无论采用哪一种管理方式，知识管理都要以信息和数据为前提，因此存储信息和知识的档案库和档案管理系统便成为了知识管理中不可或缺的重要组成部分。如何利用好档案管理系统、协调好知识管理与档案管理的关系，是知识管理成功实施的重要保障［1］。企业知识管理的核心就是有效管理企业的知识资产，打造一个学习创新的环境，而当今企业大多设立独立的研发中心，成为“产学研”相结合的科研基地，这些机构拥有庞大的科技情报与档案资源，并且在每一道生产和研发工序中均具备有价值的信息、经验等知识产生的条件，能否有效完整收集这一系列知识，增进科研知识的积累，是知识组织、知识评价以及知识服务的重要基础［2］。企业的知识只有紧紧围绕业务才能发挥其应有的作用，置于场景中的档案、知识才能更好地为企业提供信息支持。 2基于晶体模型的场景式知识管理模式概述 知识管理自提出以来，不少学者和企业管理者就知识管理如何实践，进行怎样具体的操作模式等提出了诸多想法，1999年哈佛大学教授Hansen和Nohria在研究了大量美国企业知识管理实践的基础上根据行业类型及采取的技术含量将企业的知识管理模式分为编码管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。这两种模式被奉为知识管理实践的经典模式，但是这两种模式都只能顾及一个方面，前者注重技术，后者注重内容，虽然二者在一定程度上都取得了十分显著的成就，但是仍有相对的局限。笔者结合自身企业的实践过程，引入了化学中的晶体模型，总结出了一套场景式的知识管理模式。 2.1构建理念 企业的业务沟通与知识管理等诸多活动都可以细分为每个人运用自己的专业技能和实践经验解决问题的过程。具体讲就是某个人在某一时间和地点，运用自己的专业技能、经验、素养、人脉等知识处理某一具体事情的过程。我们将这种针对具体业务应用的“因时因地，因人因事”的知识管理方式称之为场景式知识管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天时、地利、人和、事件的情境中，将知识融入到业务的每个环节，通过知识和业务的“化学反应”促进业务发展，在发展过程中进一步实现知识的再创造。在这一过程中所产生的知识、工具和方法的集合犹如一颗颗璀璨的知识晶格（KnowledgeLattice），每个知识晶格相互关联，彼此相通，从而形成类似于晶体模型的知识体系（见图1，图2）。通过对该知识体系的管理达到业务发展和知识螺旋创造的双赢效果。笔者将这种知识管理模式称为基于晶体模型的场景式知识管理模式。在这个水晶体中，若每个晶格都能够做到自我反应、自我管理、自我学习及自我适应，整个组织必会保持旺盛的生命力和强大的战斗力。知识的晶格将散落分布在各个业务中，与业务紧密契合。 2.2构建体系 基于晶体模式的场景式知识管理模式的建设目的在于形成企业2.0知识协同及决策支持系统KDS大平台，要将各个应用系统的操作界面通过知识门户平台进行整合，统一设计，统一实现。使操作界面清晰、美观、干净、直观、前后操作连贯。其中以数据获取和数据整合为核心，通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务提供协同服务。具体而言，从企业自身和企业对外两个角度出发，包含企业自身发展层面以人力资源管理系统（HRS）、资源规划管理系统（ERP）和全生命周期管理系统（PLM）为轴线，企业对外层面则以客户关系管理系统（CRM）为轴线，形成平面轴的业务体系主体架构，另外在这个轴面上将企业具体的模块融合在一起，包含情报管理、创意管理、实践社区等等晶格模块。 3基于晶体模型的场景式知识管理 模式下的档案管理系统构建如前所述，基于晶体模型的场景式知识管理模式下的档案管理系统是业务原始记录的管理平台，是一个完整的“晶格”，也是在知识管理模式下的一个独立板块，其中包含有文书档案库、会计档案库、人力资源档案库、图书资料库、竞争情报库以及科技档案库。而科技档案库是档案管理系统板块中的重点和主要构成要素，也是档案管理系统构建中的主要支撑。科研院所的科技档案资源，是在生产、研发过程中形成的科技档案材料，如何集中有效管理便于迅速转化为知识的科技档案材料，是知识管理体系中的重要环节［4］。因此，从构建档案管理系统入手，逐步融入到知识管理的层次，是管理科技档案资源、发挥科技档案效用的初衷。 3.1建设理念 科技档案的管理必须要科学化、标准化，以满足不断发展的信息化需求，必须按照“归档齐全完整，整理规范有序，保管集中安全，提供利用快捷准确”的原则和要求，对