個人時間管理-prospect.ppt

個人時間管理 內容大綱 設定目標 擬定計畫 避免時間的浪費 避免時間浪費的方法 會議的時間管理 自我學習與管理 Q A 設定目標 一、目標種類： 1.以時間長短分類： 短期目標：3個月~半年 中期目標(目前的方向)：半年~3、5年 長期(人生)目標(指引一生的方向)：5年以上 A.屬於自己的人生目標 B.配合自己的興趣與專長 2.以目標的對象分類： 健康目標 家庭目標 工作目標 財務目標 人際關係目標 學習成長目標 娛樂目標 公益目標 二、如何設定目標？ 目標必須是正確、適合自己的 (錯誤的目標將會浪費很多時間) 寫下你的目標 不時思考、檢討目標 尋求良師益友(最了解你或有許多方面值得你學習的人)的建議，並將目標對親朋好友訴說自己的目標 要定下目標完成的期限或時間(定下完成期限或時間不但更具體，而且會產生適當的壓力，鞭策自己去實踐) 例如： 我要學習VB =我要再未來二個月內，熟悉VB 我要閱讀管理方面的書籍 =我這個月要閱讀2本管理方面的書籍 我應該要運動 =我每天下午要運動半小時至1小時 三、時間的記錄 ： 只記錄生產時間(與目標相關的時間) 可以意識到自己對時間的浪費 = 一個終日忙碌但所花的時間都不屬於生產時間的人，是不可能達成目標 一個每週花10小時餘生產時間的人，如果提高到20小時，如果原來需要花6個月才能達成的目標，現在只需3個月的時間就能完成 每天生產時間太少 = 自我警惕，想辦法增加；每天生產時間8小時 = 獎勵自己 擬定計畫 一、計畫的重要性 沒有計畫，可能將工作時間用來喝茶、打屁聊天、看報紙雜誌、看電視、上網做無意義、沒有目標的瀏覽或閒聊等 沒有計畫，可能浪費許多時間在無意義的工作，或工作時漫無頭緒，任何活動將沒有次序 二、每日計畫 養成使用記事簿的習慣 每天一定至少花5-10分鐘做每日計畫(在一天尚未開始工作前擬定)，強迫自己寫出要做的工作(包括與人的約會、會議、活動、待辦的事項等，以條列式列出) 排出優先次序 (今天一定要完成的為A類，其他為B類)，並決心執行(在未完成A類工作之前，不可以處理B類工作) 每日所列的計畫至少一定要有1-2項與自己目標相關的工作 處理完的工作，可用筆將其劃掉，表示做完；或可在每件工作前以圓黑點?標示，處理完的工作，可再圓黑點上加一個圈圈⊙ 要記錄下來避免遺忘的事情，也可以記錄在每日計畫。例如向人借錢或借書(或別人向自己借錢借書等) 持續進行 三、每週計畫 對照自己所設定的目標來擬定每週計畫 寫在記事簿中的日程表上 避免時間的浪費 一、柏拉圖法則(80/20法則) 80%的電話時間來自20%經常與你通電話的人 80%的你常穿的衣服來自你衣櫥裡20%的衣服 80%的營業額來自20%的主要顧客 二、找出主要浪費時間的因素，並進行改善 美國時間管理專家麥肯齊(Mackenzie)針對14個國家的管理人員進行調查，發現管理者浪費時間的主要因素為： 電話干擾 訪客 會議 危機(突發事件) 缺乏目標、優先次序和期限 桌子(抽屜)凌亂 無效授權、忙於日常瑣事 缺乏自我約束 即刻想做的事太多(漫無頭緒) 缺乏溝通、指示不明確 不充分、不正確和延誤的資訊 拖延和猶豫不決 責任與權力混淆不清 不會拒絕 擱置未完成的工作 三、下班(下課)後的時間浪費 看電視、錄影帶、VCD、DVD、吃零食 與人閒聊 看報紙、看休閒八卦雜誌 無意義的上網瀏覽、打屁聊天、打電動 無意義的閒逛 =做上述的事情前，不妨問問自己：「這會讓我的人生增加些什麼？」，如果答案是「很少」或「沒有」，就大可不必做啦。(如果可以獲得身心的舒緩或達成其他目標，適當從事上述活動並不算時間的浪費) 避免時間浪費的方法 一、避免拖延 著手去做(Just do it) = 適度的強制自己去做 立即處理 徹底解決 =一勞永逸，否則後續將會滋生更多問題，將會浪費更多的時間 二、堅持到底 決不半途而廢 不做白做的事 一氣呵成 事前的準備與事後獎勵 三、提高效率 自己動手做 不斷改進 夠用就好 一舉數得 事前準備 避免遺忘 環境變換前考慮清楚 想到立刻做 想出免記憶的方法(ex.各置一物) 考慮突發狀況 隨時做記錄 隨身帶紙、筆 四、善用節省時間的設備 1.電話的使用 將紙筆放在電話旁(隨手可及之處) 打電話先報自己名字 接電話先報自己單位 詢問分機號碼 將去處告訴助理、家人或朋友 出門前(購物、訪友等)先打電話 利用電話預約、查詢、繳費、留言等 2.電腦的使用 擁有自己的個人電腦(早買