ARP二期綜合財務管理系統網上報銷用戶培訓.doc

ARP二期综合财务管理系统网上报销用户培训 2012年10月 一、网上报销流程 1、报销员通过系统填写借款单（不再填写预付本）或报销单 2、打印报销单，由相关负责人审签 3、在系统内点击提交财务后，将纸质报销凭证和原始单据一同送到财务审核 4、财务审核员审查纸质内容和系统数据。若审核通过，选择会计科目，生成分录，并进入付款程序；若审核未通过，驳回系统数据，报销人重新填写修正 5、出纳依据审核确认结果付款 6、审核员将付款后数据导入ARP财务模块，生成会计凭证。后台管理人再次审核会计凭证，无误后打印归档 二、报销单的使用 1、新建报销单步骤 新建后，按照规范要求填写报销事由和原始单据张数 添加单据行,填写费用金额并选择费用所属子课题。如果多笔费用可添加多个单据行，具体填写要求见规范文本 根据实际情况可选择多种结算方式，系统自动计算结算金额 如属于冲账报销，根据事由内容选择要冲销的借款单,并填写本次要冲销借款的金额 填写完成后保存报销单,系统自动检查费用所属课题可用资金余额 打印报销单，签字确认后，点击提交财务 2、编辑打印报销单 选择查询条件，状态为“待提交”或“审核未通过”时可以进行编辑修改 选中具体的借款单或报销单,点“编辑”按纽,打开报销单后可对报销单摘要、 金额、所属子课题等信息进行编辑和修改 编辑完成后保存报销单，并重新打印 打印无需设置纸张和页边距，要求统一使用B5纸打印。 3、查看删除报销单 双击“网上报销”，即可以查看到本人所有已填写未处理完成的各种状态的报销单，并且可以进行相关操作 可以查看到自己填写或以代理方式代他人填写的所有借款单和报销单 通过报销（借款）事由、填报日期、报销金额、报销单状态等条件查询借款单和报销单 选择“编辑”按扭看到报销单具体信息 借款单或报销单状态是“待提交”或“审核未通过”时，可以删除报销单 借款/报销单状态 主要内容 待提交 新建报销单、领导未审核批的报销单和未提交财务的报销单 待审核 已提交财务、财务人员未审核的报销单 审核未通过 提交财务审核为通过被驳回的报销单 已审批 固定资产管理员已审批，财务人员审核的固定资产报销单 已审核 财务人员已审核、未导入ERP系统的报销单 已确定金额 限借款单，已在银行支付并由财务人员确定限额借款的具体金额 已处理 导入ERP系统已生成记账凭证的报销单 三、定额借款单 借款事由：预付xx单位货款 或 xx人预借xx费 借款类别：根据具体借款内容选择 支付方式：个人借款选择现金，对外转账选择汇款，并正确录入对方银行信息和金额 备注：填写需要向财务说明的情况 借款单提交财务审核通过后，将会出现在报销界面最下方。后期报销时，可根据具体事由，找到对应的一张或多张借款单进行全部冲销或部分冲销（修改本次核销金额）。 借款时间超过1年即为超期，系统将会进行主动提示。报销员应特别关注超期未报销的单据，加紧收回发票，冲账报销，避免产生呆坏账。 其他说明： 1、要求选择子课题，即审计时可体现为借款未报销。子课题如选择不对，到报销时可再更改 2、借款管理要求由正式在编职员填报，报销员（填报人及经手人）需相对固定，以便于年终财务与课题对账。非在编职员或学生需经过课题组长授权后（授权代理 – 授权），才可（借款管理 – 委托借款 – 定额借款）填报，此时实际显示借款人为委托人（课题组长） 3、系统上线前，手工填报的预付单仍以手工方式完成后期冲账 4、限额借款暂不使用 四、普通报销单 系统提供多种专用报销单，除差旅费、固定资产和分摊报销单外，其他类型支出也可以在普通（通用）报销单中填写。如一次性报销多项支出内容，就可在一张普通报销单中完成。（附件张数注意要累加） 每一事项增加一个单据行，按规范要求填写报销事由、金额，并选择相应课题号，其他非必填信息可不填。点击预算信息，可查看所选子课题的收支情况 可根据需要修改结算方式，报销人若是刷卡报销或取现，系统默认为现金方式，无需修改；若需要对外转账，则需选择汇款方式，并准确填写对方银行账户信息和金额 。还可点击“增加”按钮选用多种方式结算。 报销事由填写规范： （关系到日后查账对账，要求完整填写） 接待费：xx单位接待xx单位领导 （如 嘉宾酒楼接待福大教授） 维修费：xx单位xx仪器维修费（如 福州三友仪器公司质谱仪维修费） 办公费：xx单位购办公品（如 福建日报订刊费、沃尔玛购办公品） 材料费：xx单位购材料 劳务费/咨询费：xx人xx月临时工资、xx人/xx会议咨询费/ 讲课费 医药费：按xx%报销xx通知医药费 借款剩余退回 五、差旅费报销单 报销事由 —— xxx等xx地 学术交流 / 科考测试 差旅费 出差人 —— 单趟可填多人