使用者操作手册大纲.doc

公文線上簽核系統 使用者操作手冊(情境式) 文件類別代號： UMD 版　　　　次： V1.0 機　密 等 級： 密 文 件 日 期： 2009/08/14 製作 審查 核可 文件制／修訂履歷 制／修訂 版次 制／修訂 日期 制／修訂 說明 作 者 核 准 備 註 V1.0 2009/08/14 初版 徐嘉敏 目　　錄 第1章 通用情境 1 1.1 文稿的決行層級預設為部室主管決行，該如何修改決行層級呢？ 1 1.2 已決行之簽辦單，為何仍寄送待辦通知信件呢？/該如何結案呢？ 3 1.3 已決行之簽辦單，為何不能進行『單位存查』作業呢？ 5 第2章 主管角色 8 2.1 收到承辦人呈核之公文，該如何核示？ 8 2.2 收到其他單位會辦本單位之簽文，該如何處理？ 11 通用情境 文稿的決行層級預設為部室主管決行，該如何修改決行層級呢？ 狀態說明 僅有承辦單位(含呈核的各階級主管)可修改該文稿的決行層級。 操作步驟及畫面說明 步驟一：須開啟文稿文面如《圖二》 《圖一》 《圖二》 步驟二：請於『○○○○決行』文字上方點選一下 《圖二》 步驟二：點選簽辦單主旨後顯示如《圖三》，表示簽收該簽辦單。 《圖三》 步驟三：點選左邊Menu公文管理單位存查作業，顯示如《圖五》的待存查清單。 《圖四》 步驟四：點選簽文的主旨。 《圖五》 步驟五：按下「存檔」按鈕即可完成單位存查作業。 《圖六》 已決行之簽辦單，為何不能進行『單位存查』作業呢？ 狀態說明 已決行且經過承辦人簽收之簽辦單方能進行『單位存查』作業。以下狀況會發生無法進行單位存查作業： 狀況1.決行主管未於決行用語區填寫決行用語，僅填寫個人意見蓋章後就送回給承辦人。 狀況2.承辦人尚未簽收該簽文。 操作步驟及畫面說明 步驟一：於首頁◎您目前待處理的公文(粉紅框)內，點選主辦公文的「件數」後， 確認是否已決行？(已決行者，會有一個圖片) 確認是否尚未簽收？(尚未簽收者，會有一個圖片) 《圖一》 《圖二》 步驟二：若尚未簽收，請點選簽辦單主旨即可。點選回上一頁，可以看到如《圖四》畫面，圖片已經不存在，表示已簽收則可進行單位存查作業。 《圖三》 《圖四》 主管角色 收到承辦人呈核之公文，該如何核示？ 狀態說明 係指所轄單位承辦之簽文。 程序說明 步驟一：於首頁◎您目前待處理的公文(粉紅框)內，點選待核公文的「件數」，顯示如《圖二》 《圖一》 步驟二：點選公文主旨，顯示如《圖三》， 《圖二》 步驟三：點選進行核章作業。 ※請注意： 步驟五：輸入完畢後，請按下【存檔回流程】按鈕，顯示《圖六》。 《圖五》 《圖六》 步驟四：於《圖六》的文書前端有出現表示已完成蓋章，主管須依簽文應傳遞的下一關來決定是要送回承辦人【】還是繼續向上呈核【】。 收到其他單位會辦本單位之簽文，該如何處理？ 狀態說明 係指其他單位會辦本單位之簽文。 【會核公文】會在待核公文其他單位會辦本單位之簽文，且已經本單位同仁表達過會辦意見再送回原承辦單位前請主管核閱會意見 【會辦公文】：會在公文其他單位會辦本單位之簽文，且係指名請您會辦。步驟二：於公文清單內，點選辦理之公文主旨 《圖二》 步驟三：點選【會辦意見】按鈕。 《圖三》 步驟四：開啟文面後，點選【會辦意見輸入及核章】，填寫會辦意見。 《圖四》 步驟五：輸入個人意見後，可按【存檔回流程】。 《圖五》 步驟六：請按【會畢送出】。會顯示如《圖七》的對話框，說明將簽文傳遞的下一關。 ※請注意： 《圖七》 本文件著作權屬新光人壽保險股份有限公司所有，未經許可不准引用或翻印 新光人壽保險股份有限公司 使用者操作手冊 機密等級：密 本文件著作權屬新光人壽保險股份有限公司所有，未經許可不准引用或翻印 檔名：PJ200800002-UMD(情境)doc 版次：V1.0 修訂日期：2009/08/14 組織版次：V4.0 頁數：ii 本文件著作權屬新光人壽保險股份有限公司所有，未經許可不准引用或翻印 檔名：PJ200800002-UMD-200