G-06-012内部沟通控制程序.doc

××××印刷有限公司 www.XXXX.cn G-06-2012 内部沟通控制程序 版本：C/0 受控号： 引用标准: GB/T19001 idtISO9001：2008 编制人/日期 会审人/日期 批准人/日期  修改 标记 修改 方式 修改内容 文件更改申请单编号 修改 标记 修改人/日期 会审人/日期 批准人/日期 目的 通过使员工了解质量管理体系的运行状况，促进全体员工形成共同的质量意识和追求，促进组织内各职能部门和各层次之间交流信息、增进理解、协调行动，以确保质量管理体系的有效运行。 范围 适用于与质量管理体系有关的公司内部各职能部门和各层次间的信息沟通。 职责 管理者代表负责对内部沟通进行检查评价，协调内部沟通中存在的问题。 质管部负责组织本企业的质量方针、质量目标、相关法律法规的宣贯。 设计室负责通过板报、宣传窗、内部网站等形式宣传报道公司决议和生产经营管理活动成效。 各部门负责与本部门有关的内部信息传递。 工作程序 沟通方式 正式沟通：依据组织结构，有计划地按信息流动程序和路线进行的沟通。 上行沟通：下级对上级，主要方式：报告、汇报，一般为逐级报告或会议汇报。 下行沟通：上级对下级，主要方式：命令、规定、通知、手册、培训、会议、宣传等，命令的方式一般逐级下传或会议传达。 平级沟通：平行部门之间的沟通，主要方式：会议、工作联系单等。 非正式沟通：为满足员工沟通的需求，补充正式沟通的不足，可进行部门之间/成员之间的非正式沟通，非正式沟通有：交流、小组活动、座谈会等。公司引导非正式沟通向着有益于个人和组织的方向发展。鼓励积极有益的交往活动，遏制勾心斗角、损害他人和集体利益的各种活动或个人行为。 沟通内容 质量方针和目标 按《质量方针和质量目标控制程序》规定，可以通过宣传（标语、资料）、培训考试、评审等方式进行宣贯落实，做到全员理解和支持。 职责与权限 通过《职责和权限控制程序》的规定贯彻执行，辅之以宣传培训等方式进行，达到人人有职责，人人清楚职责和权限。 体系过程 严格遵循质量管理体系文件的执行，保证所有与质量有关的过程能按照规定的要求执行。执行的效果通过规定的检查、测量、评审方式进行评价并加以改进。 按照以下方式就质量管理体系有效性进行沟通： 质量目标：定期或不定期召开各职能和各层次质量目标检讨会，进行沟通。 组织内部质量审核活动（参见《内部审核控制程序》）。 组织管理评审活动（参见《管理评审控制程序》）。 其他体系文件中规定需要进行内部沟通的内容。 沟通渠道 会审签名 各类文件的审批方法参见《文件控制程序》的规定。 记录表式的审批参见《记录控制程序》的规定。 体系过程：按照体系文件规定的过程流程执行沟通过程。 文件：文件是质量管理体系范畴内内部沟通的基础和依据，具体执行《文件控制程序》。 记录：记录是质量管理体系最重要的内部沟通渠道，具体执行《记录控制程序》。 标识：标识是针对物料的一种特殊的内部沟通渠道，具体执行《标识和可追溯性控制程序》。 公文：公司公文有文件、通知、告示等，一般为相关部门提出，经行政副总审批，办公室发布。 会议：对会议总的要求是：必须有明确的输入（议题、资料的准备、目标等）、充分的准备（场所、人员通知、主持、必要时发言稿的准备等）和输出（决议或决定、任务的分配等），一般要求有会议记录，必要时形成总结报告或会议记录，发放给相关部门，对需要跟进的事项必须要有结果和验证。 工作联系单 对于比较重要不宜电话、口头联系的事宜，可以填写“工作联系单”进行联系。 “工作联系单”应明确收文部门和收文责任人，并明确是否需要反馈意见。 “工作联系单”由发文人在ERP系统上发布，编号由ERP系统自动产生。 收文责任人根据ERP系统信息，在ERP系统上对相应的“工作联系单”进行收文确认。若发文人要求反馈信息的，应填写反馈意见。 员工手册（必要时）：员工手册是对所有员工必须遵循的常识，包括公司简介、经营理念、质量方针和目标、职业道德、社会公德、企业文化、厂规厂纪等内容，由管理者代表负责编制，经总经理批准发布。 通讯录：及时更新内部通讯录（包括各部门电话、手机、虚拟网、私人宅电等），发至相关部门，方便检索联系。载体可采用纸、电子媒体等形式。 电子通迅：公司鼓励员工利用电话、手机、电脑网络等电子通迅手段传递信息，进行沟通。 争议处理 体系运行过程中，当各部门/人员间不能取得一致意见时，根据职责权限规定将争议提交到相应的上一级管理者。 上一级管理者组织相关部门/人员论证后，若仍不能取得一致意见时，根据职责权限规定，管理者对提交事务具有决策权力的，由管理者决策作为最终