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认识Microsoft Visio 前言 全球化、并购和管理制度的重建显然是现今商业界的主要潮流。若要在其中取得一席之地、站稳自己脚步，企业组织便不能再像过去一样只是守成而已。更重要的是必须能迅速地跟上市场的变化、满足其多样化的需求，并要求员工随时存取实时的信息，也难怪越来越多的企业都觉得现有的通讯架构已不能完全负荷它们的业务需求了。 当企业组织企图寻找一种既无法掌握又充满理想的通讯工具时，常常会忽略其中一个最有效分享信息的方法：可视化。现在，我们都会直觉地认为以有效的绘图表现信息，会比任何书面档更能清楚地传递想法、过程或程序。人类往往会本能地将问题的解答可视化，您是否曾注意到，「我看到(I see)」和「我了解(I understand)」是相同的意思呢？此外，正确的可视化表现方式还能跨越部门、语言、文化与地理界线通讯等限制。就现今的商业交易速度而言，可视化通讯的重要性是无可比拟的，成功的企业组织需要一个好用的工具以接收及沟通企业里的信息。就视觉通讯的软件而言，Microsoft Visio 2000就是这种工具，它能提供清楚的认知，让我们迅速地达成共识。 认识Visio 它是一种把流程可视化的软件，目的是使我们能轻易地把数据转换成图形。Visio从1990年开始发展，至今全球已经有三百多万位使用者了。产品线分成四个版本：标准版、工程版、专业版以及企业版。 Microsoft Visio提供了弹性的解决方案——从后端办公室到角落办公室，它的操作接口兼容于Windows操作系统，能让每个人快速地上手，此外，可延伸的架构更提供了十分完善的自订化功能给特定的工作者，是每个人都获得好处的易用工具。企业组织需要建置适合初学者使用的工具，但同时又要能符合进阶使用者的需求。Visio 2000的拖曳技术能帮助初学者立即上手，不必担心没有能力达到老板的要求，或要花很多时间在制作图形上，而分级制的进阶功能则可以让进阶使用者的才能发挥得淋漓尽致。值得一提的是，可延伸的图表种类及预先绘制的Smart Shapes符号能让您轻易地产生各种图表，包括流程图、网络图表、设备管理计划、数据库模型等，如下图所示。 Visio图形体系结构图 Visio的版本历史 Visio是Visio公司研发的，于1992年发布了Visio 1.0版本，接着Visio公司又推出了Visio2.0、Visio 3.0、Visio 4.0等几个版本，1999年微软收购了Visio公司，继续完善Visio功能，并陆续发布了相应版本。Visio的发展历史如下表所示。 Visio 版本表 1992年1993年1995年1997年1999年2001年2003年2006年Microsoft Visio 2007 Visio的系统要求 安装Visio 2003的最低系统配置要求如下表所示。 系统配置要求表 组件 要求 计算机和处理器 500兆赫(MHz)或更快的处理器 内存 256兆字节(MB)或更大的RAM 硬盘 1.5千兆字节(GB)；如果在安装后从硬盘上删除原始下载软件包，将释放部分磁盘空间。 驱动器 CD-ROM或DVD驱动器 显示器 1024×768或更高分辨率的监视器 操作系统 Microsoft Windows XP Service Pack (SP)2、Windows Server 2003 SP1或更高版本的操作系统 Microsoft Visio在日常办公中的应用 流程图的制作与应用 用Visio，您可以制作出完整的企业流程，令人一目了然。举例来说，公司内部的请假流程可以用文字来描述，但利用图片来呈现一定会让人更清楚易懂。再者，不同公司之间的请款流程，若能绘制出可视化的流程图，管理者即可藉由制程流程图来了解或沟通制程上的作业，进而有效率地改善制程。 人事组织图的制作与应用 透过组织图，我们能够综观整个公司的情形，或是看到其中某个部门的状况。比如说： 用鼠标在工具列按钮上按一下，便能改变现有组织图的表现方式。就现有的数据，能使用精灵工具快速地产生组织图。能在图表中快速地变更设计、颜色及位置。存员工数据，如薪水、职称、部门及电话号码。 利用Visio可以快速制作出各种人事组织图，建立简单的组织图，使用Visio，您可以简单地建立组织图。只要先找到最顶端的图件，把它放置好，Visio便会自动建立连接并排好位置。 建立项目综观的图表 Microsoft Visio也帮我们追踪项目的工作进度与资源分配，举例来说：利用时间时程图来显示工作、资源以及由谁负责等内容。利用行事历来显示每月、每季及每年的目标。如此一来，同事便能轻松地了解项目的内容及进度，或把它汇到另一个应用程序里展示，例如Microsoft PowerPoint，此外，您也可以利用时间时程图来显示