Offic公e文编辑指南.docx

Office公文编辑指南目录前言公文是国家行政机关、政府机构、事业单位、各企业依法进行行政管理、生产管理不可或缺的重要文种。随着计算机技术的发展，公文从创建到流转、存档越来越依赖计算机和通信网络。公文标准化、规范化，有利于公文在不同的单位、部门间传递和保管，也有利于将来依靠计算机对公文进行分析处理和检索。因此，编写该文档，旨在指导文字秘书职员进一步高规格使用当前流行的文字处理软件创建和打印规范的公文文本。Microsoft Office办公软件提供了强大的功能，能够制作出很多精美的文档，通常情况下，我们可以仅通过调整字体和字号等设置来达到调整字的目的，但调整字体和字号并不能满足高层次的要求，并且通常情况下也容易导致不易发现的格式方面的错误。Office Word提供了“样式”的概念，使用样式来统一管理文档中的各种字体格式，并且将样式和文档的内容意义之间关联了起来，因此，除了统一规范文档格式以外，它还方便计算机对文档的内容、文字的意义进行识别和处理。规范化公文制作意义深远，本文从创建模板文档、制发公文、电子印章制作等多方面进行了详细阐述，其中的许多知识都是笔者结合各种教材和自身心得体会总结出来的。时间仓促，难免有错误，欢迎读者批评指正。修订记录书写本文前，文档的部分模板已经成型，但考虑如果不加以说明，可能使用模板会产生诸多不便。这个修订记录用于记录文档自创建以来所做的修改和调整。我们在参阅国家标准和进行模板制作的过程中，遇到诸多难以制作，与标准由悖的问题，通过一次次加以修订，尽可能使文档在任何细节上规范化，并作为历史供参考。修订记录是按照日期倒序排列的0号基准件中第一级列表的样式没有在标准中规定，根据参阅资料和文字秘书反馈，决定第一级列表加粗，其他格式不变新增发文稿纸模板，docx和doc版本上行文0号基准件中上行文留白更正为不对齐网格，段前空4.6行。经测显示红头底边距天头79mm，实测距上页边距为12.3cm，已知天头距上页边距为37mm，存在打印误差。在不同的打印机上使用需调整其它模板按0号基准件执行0号基准件公文标题行间距修改为单倍行距，不对齐行网格0号基准件版记样式反线宽度要求与抄送多行右缩留空存在样式设置矛盾，提出质疑0号基准件输出测量，由于“仿宋GB2312”字体存在留白空间，以留白空间计算存在允差+2mm（页边距离标准值），但，成品套印文头与页边距离计算存在允差-3mm，两者均未符合要求。提出质疑0号基准件多页选项为“双面套印”，页码套正。经HP5550dn实测套正结果误差在允许范围内0号基准件修订讨论。存在兼容性质疑，见烟草行业公文写作实用指南243页4.2，版心尺寸宽度与“仿宋GB2312”字体3号字行容纳量质疑，标准容纳量为26一级简体汉字，通过网格调整为28字。使用Office使用Microsoft Office Word 2003Microsoft Office Word 2003界面图1 Microsoft Office Word 2003界面Microsoft Office Word 2003是微软2003年推出的Office办公软件的一个组件。微软自Office 97开始，提供功能强大、易用的办公软件，在延续用户操作习惯的基础上，每一次都有新的改进。操作Microsoft Office Word 2003在Word中，我们可以从“常规”工具栏中找到字体等各种编辑在内的快捷方式。常规工具栏依次排列为“样式编辑器按钮”、“快速样式选择器”、“自体选择框”、“字号选择框”、粗体按钮等等。图2常规工具栏通过“样式编辑器”按钮，可以将样式编辑器调出，通常它会位于整个Word的右侧：图3样式和格式编辑工具箱一个新打开的文档，默认将应用“正文”样式，这个样式规定了使用宋体5号字，两边对齐排布，单倍行距，段前段后无空行。除此之外，如果为一段文字选择了“全部清除”，那它将被设置为“正文”样式。实际上，在Word中随意调整字体、字号等格式时，Word会为你自动创建一个新的样式。实际上，如果你不太关心使用样式的话，这种自动创建样式基本上没有什么用处，而且毫无意义。图4随意编辑字体字号时，会自动创建样式。这不算是一个比较好的功能Word自动创建样式的特性为使用样式增添了灵活性，但也牺牲了易用性，而且不容易维护。这在Office 2007中得到了一些改进。图5虽然外表光鲜的一篇文档，样式却很乱。足以看出编辑的功底基于样式的规范化排版什么是样式样式是将段落、字体格式、文档大纲等一系列针对格式的操作作为整体的集合。一个样式包含了针对格式、段落、大纲的