BUM-AH采购循环探索.doc

上海凡峨汽车 内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环流程图页 次第 PAGE \* MERGEFORMAT 3页 共21页订定日期2008年04月15日 采购及付款循环主流程图 上海凡峨汽车 内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环请购作业页 次第 PAGE \* MERGEFORMAT 4页 共21页订定日期2008年04月15日 一、作业程序： (一)原、物料及劳防用品请购： 1.设有安全库存量及计划性采购之原物料，仓管单位检视原物料库存情形，考量营运计划情形等因素列出请购需求并填写「请购单」，经权责主管核准后转采购单位进行采购事宜。 2.非适用安全库存量及计划性采购原物料，由需求单位填写「请购单」（有料号者）或「费用申请单」（无料号者）呈请权责主管核准后提出申请。 3.凡属紧急采购案件于请购单据上注明〝急件〞叙明原因，报请权责主管核准后交采购单位先行采购，采购单位应配合优先办理。 4.请购单据为一式三联并采事先流水序号编码，单上注明货品编号、品名及规格、数量、需要日期等内容。 (二)凡申购物品有运送及保存方式之限制者须于请购单据上加以注明。 (三)欲请购物品为特殊品时，请购单位应提供相关样品、目录或图面等资料供采购单位参考。 (四)请购单位应定期检覆请购单据有无延迟采购情形。 (五)采购单位应复核原物料请购数量是否符合经济采购量要求。 二、控制重点： (一)请购应由需求部门适时提出。 (二)各项请购资料是否确实审查。 (三)各项请购皆应使用相关请购单据并经权责主管审核。 (四)请购单位应定期检覆请购单据有无延迟采购情形。 (五)采购单位应复核原物料请购数量是否符合经济采购量要求。 (六)采购单位对紧急采购应追究其原因并请请购单位提出改善计划。 三、作业依据及使用表单： (一)作业依据： 安全存量表 (二)使用表???： 1.请购单 2.费用申请单 上海凡峨汽车 内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环采购作业页 次第 PAGE \* MERGEFORMAT 7页 共21页订定日期2008年04月15日 一、作业程序： (一)采购经办人员根据经权责主管核准之相关请购单据及相关附件资料与供应厂商联络进行采购。 (二)供货商之甄选、辅导、管理应依下列程序办理： 1.由采购单位搜集有能力提供公司原、物料产品之厂商，并经相关单位评估认可。 2.大量采购之原物料应同时保持二家供货商，以免受到供货品质之限制影响生产作业。 3.国内供货商可由采购单位视情形与生产单位进行实地勘察了解。 4.经评估合格之供货商由采购单位报请权责主管核准。 5.经核准之供货商由采购单位汇总整理记录建立「合格分包商名册」并经权责主管确认，以为日后选择供货商之依据；供货商资料若有异动应随时更新保持正确记录。 6.对于供货商每年应定期评鉴并将评鉴结果记录于「供货商评鉴表」，若评鉴成绩未达标准由采购单位通知限期改善，若未见改善采购单位应以书面报请权责主管核准取消其资格。 (三)采购单位应依照已核准之请购单据其请购内容进行采购，除为独占事业或特殊需求外；应向二家以上之供货商询、比、议价并将议价后之价格填写于「供应商比价表」，呈请权责主管核准后采购及建檔。 (四)决定供货商后，经办人员应编制一式三联连续编号之「采购单」列明采购对象、请购单号、品名及规格、数量、金额及其它附加条款等，呈请权责主管核签后传真或电话予厂商确认交货日期。 (五)经议价完成之供应厂商，若因特殊情事须变动价格者或更改供货商之情事，采购经办人员应于原已核准之「供货商比价表」上修改并签名或填写「签呈」注明异动原因经权责主管核准后更改档案。 (六)若采购金额庞大或属重要原物料时宜另与供货商订立采购合约。 (七)采购经办人员是否随时了解交货情形，已到货者需于「采购单」上注明到货日期，采购单上之货品若已全数到货就将采购单按序号归档以利采购进度控管。 (八)请购品与厂商供货规格不一致时，经办人员应于正式下采购订单前与请购单位协商，视其需求寻求合适的替代方案。 (九)列入计划性采购之原物料是否与所订立之计划相符，若有不符应加以合理说明。 (十)各项相关请购单据是否有经办人员及权责主管签名，如有遗漏视为程序不符采购人员不得进行采购作业。 (十一)「采购单」以套表连续编