湖南工学院发文管理范及实施细则.doc

湖南工学院发文管理规范及实施细则 为正确使用和处理各类公文，进一步规范学院各类公文的制发程序，提高办文质量和效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式GB/T 9704-1999》、《湖南省党的机关公文处理细则》、《湖南省行政机关公文处理办法》、《湖南省教育厅 中共湖南省委教育工委发文、收文工作规定》及《湖南工学院党政公文处理办法》等有关规定，特制定我院公文的发文管理规范及实施细则如下： 一、文件种类及公文版头 （一）文件种类 学院文件种类主要分为党群系统文件和行政系统文件。 1、党群系统文件 党群系统文件包括学院党委文件、纪委文件、工会文件、团委文件等。 （1）学院党委文件包括版头为《中共湖南工学院委员会文件》、《中国共产党湖南工学院委员会（××）》、《中共湖南工学院委员会》、《中共湖南工学院委员会会议纪要》等学院党委层面和相关职能部门以学院党委名义发文的文件、函件、会议纪要等。 （2）学院纪委文件主要为版头为《中共湖南工学院纪律检查委员会文件》、《中共湖南工学院纪律检查委员会》的文件、函件。 （3）学院工会文件主要为版头为《中国教育工会湖南工学院委员会文件》、《中国教育工会湖南工学院委员会》的文件、函件。 （4）学院团委文件主要为版头为《共青团湖南工学院委员会文件》、《共青团湖南工学院委员会》的文件、函件。 2、行政系统文件 学院行政文件包括版头为《湖南工学院文件》、《湖南工学院》、《湖南工学院院务会会议纪要》、《湖南工学院会议纪要（××）》等学院行政层面和相关职能部门以学院名义发文的文件、函件、会议纪要等。 3、党政联合文件 学院党政联合文件包括版头为《中共湖南工学院委员会湖南工学院 文件》、《中共湖南工学院委员会 湖南工学院》等学院层面文件、函件。 （二）公文版头 公文版头体现文件种类和行文关系，是发文机关为公文处理预制的格式化的文件标识，通常包括发文机关标识和红色反线（或武文线和文武线）。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称；红色反线或武文线、文武线主要用于区分公文的眉首和主体的固定线条。学院公文版头分为文件格式（带“文件”字样）版头和函件格式（不带“文件”字样）版头，学院二级机构和单位内部公文版头则只为函件格式版头。 1、公文版头的印制 学院层面党、政文件（含以学院名义行文的各职能部门文件）各式公文版头由党政办印制；纪委、工会、团委文件的公文版头则分由纪委办、工会、团委印制；学院二级机构和单位内部文件的公文版头由各二级单位分别印制。 2、公文版头的适用 （1）《中共湖南工学院委员会文件》和《湖南工学院文件》版头用于学院党委、行政向上级请示报告工作、传达贯彻中央、省委及上级机关的重大路线、方针、政策，发布学院党委和行政作出的全局性的政策、重大决策和重要工作部署，批转学院有关部门的重要报告、请示等事项。学院党政各部门以学院党委、行政的名义向全校发布本部门职权范围内、涉及全局性的重要事项，也可用此公文版头，但需加编相关部门代字，加盖学院党委或行政印章。 《中共湖南工学院委员会》、《湖南工学院》用于学院党委和行政以函件的形式向上级直属机关、兄弟高校及不相隶属的有关部门商洽工作、询问和答复问题或发布一般性通知事项等。 （2）《中共湖南工学院委员会 湖南工学院 文件》版头用于学院党委和行政联合发文向上级机关报告、请示工作，公布学院中长期发展规划、年度工作要点和总结等事项。 （3）《中国共产党湖南工学院委员会（××）》，括号内标注文种（如通知等），该版头用于党委各职能部门和常设机构（如党委办、组织部、宣传部、统战部、学工部、维稳办等）发布重大工作事项。 （4）《中共湖南工学院纪律检查委员会文件》、《中国教育工会湖南工学院委员会文件》、《共青团湖南工学院委员会文件》等版头分别用于纪委、工会和团委传达上级组织指示、精神，部署校内工作等事项。 《中共湖南工学院纪律检查委员会》、《中国教育工会湖南工学院委员会》、《共青团湖南工学院委员会》分别用于纪委、工会、团委以函件的形式向非隶属单位进行商洽工作、询问和答复问题或发布一般性通知。 （5）《中共湖南工学院委员会会议纪要》、《湖南工学院院务会会议纪要》、《湖南工学院会议纪要（××）》用于记载和发布学院党委会、党政联席会、院务会、院长办公会、各种专题会议及专门委员会或领导小组会议等会议决议事项。 （三）公文格式 公文的格式具体标准参照GBT904－1999《国家行政机关公文格式》国家标准。公文用纸统一采用A4型纸（210 mm×297mm）,公文用纸天头（上白边）为37 mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。