电子文件的整理技术分析.ppt

美国的未来学家约翰·奈斯比特: “大量但无序的信息,不是资源,而是灾难”。 第五章 电子文件整理工作 ———整理：整顿使有条理，有秩序；常用于表示去除不需要的东西。 第一节 电子文件整理概述 一、电子文件整理前期准备工作 学习和掌握相关电子文件法律法规中有关电子文件整理工作的规定。 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 ） 《电子文件管理暂行办法》 (中办国办厅字〔2009〕39 号) 《档案著录规则》(DA/T 18-1999） 《电子档案移交与接收办法》 (档发〔2012〕7 号) 《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000) ———将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理规则(DA/T 22-2000) 正本与定稿为一件——正本在前，定稿在后 正文与附件为一件 ——正文在前，附件在后 原件与复制件为一件——原件在前，复制件在后 转发文与被转发文为一件——转发文在前，被转发文在后 来文与复文为一件——复文在前，来文在后 报表、名册、图册等一册（本）为一件 一般以每份文件为一件： 8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行 8.2 归档电子文件以件为单位整理 8.3 同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。 8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体 8.5电子文件的著录应参照DA/T 18进行著录，同时……补充电子文件特有的著录项目和其他标识 8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录 《电子文件归档与管理规范》（ GB/T18894-2002 ） 电子文件管理的基本原则： 统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密 《电子文件管理暂行办法》 (中办 国办 厅字〔2009〕39 号) 购买计算机、网络设备、存储设备、数字化设备等； 安装并使用专门用于电子文件归档整理的软件工具——各种ERKS软件。 《GD2000综合档案管理系统V5.0》 世纪科怡、清华紫光、南大之星、泰坦软件等 配备归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。 二、电子文件整理的原则 课堂讨论5-1 电子文件整理与传统纸质档案整理将有何不同？ 传统意义上的文件整理是不能适应现代化的信息检索需要，只有现代化的文件整理方法才能适应现代化信息检索的需要。 简化整理、深化检索 （一）总指导思想 在电子文件时代，检索是计算机自动智能检索，是“点”对“点”一步到位的全文检索 而传统的档案检索是全宗—案卷目录—卷内目录—文件—全文的层层检索 整理是档案工作的基础，检索是档案工作的目的，检索决定整理，整理服务检索，整理工作的重心要围绕检索需要而展开，是否有利于检索则是检验整理工作的首要标准。 检索第一位、整理第二位 整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理的基础上，检索的查准率、查全率才能接近100%，档案工作的价值和作用才得以实现。 ———简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法，体现在整理的各个工作流程中即：减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。 1.简化整理 对于归档：只需要使用电子文件管理系统，以“确定”和“取消”的方式就能确定电子文件的归档与不归档 对于收集：可以通过计算机以及电子文件管理系统即时采集到齐全而完整的电子文件； 对于检索：只需要在电子文件管理系统中按类目―年度―期限进行就可实现“点”到“点”的直接检索 对于分类：只需按照电子文件管理系统中著录规则就可以轻松实现年度划分、保管期限设定、组织机构划分等 2.深化检索 ———“深化检索”则是电子文件现代化管理的前提，即为符合计算机电子文件管理系统的检索功能需要，所有电子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。 （二）基本要求 电子文件的整理以单份文件为单位进行，最大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子文件管理系统的管理和应用，并与办公自动化相适应，基本实现了与文档一体化相适应的新型整理方法。 逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理，而物理归档的电子文件必须进行整理。 要注意的是：正确理解和把握电子文件整理工作中“件”的概念，要克服传统意义上组“件”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义上的单“件”的观念：“份”即“件” 。 第二节电子文件整理内容与方法 《归档文件整理规则》规定档案整理的基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。还适应电子文件整理吗？ （一）电子文件的收集归档 ——收集本单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括文件内容、背景信息和元数据。 一是处理完毕