管理制度 保险经纪公司行政管理制度.docVIP

行 政 管 理 制 度 1、件管理制度 2、档案管理制度 3、印章管理规定 4、财产使用保管办法 5、安全、保卫、保密制度 6、车辆使用管理规定 7、行政人事部(行政) 岗位职责 8、行政人事部(人事) 岗位职责 9、财务部职责 10、业务管理部职责 11、客户服务中心职责 12、财务部负责人岗位职责 13、会计员岗位职责 14、出纳员岗位职责 15、行政人事部(行政)负责人岗位职责 16、行政人事部(人事)负责人岗位职责 17、文员岗位职责 18、驾驶员岗位职责 19、业务管理部负责人岗位职责 20、业务员岗位职责 文件管理制度 一、收文、办文 1、凡发给本公司的文件、书信、传真件、资料等，除亲启件外，一律由文印专职人员负责统一签收、分发登记、传送、管理，其它人员一律不得涉及，平件一般当天处理完毕，急件随到随送，做到及时收文，不积压、不延误。 2、文印工作人员收文后，应根据规定，统一登记编号，并填写文件办阅单，交办公室负责人签署处理意见、建议后，送总经理阅批。 3、所有文件由总经理室阅批后，需承办的依序交有关部门、有关人员阅办，并做好签收手续，文印专职人员负责对承办部门及承办人的办文情况的督促，催办紧急或重要文件的落实，并将催办结果及时反馈办公室负责人。 4、按规定需传阅的文件，做到准确、及时、安全、保密，交给传阅人并及时收回传阅文件。中层干部轮阅文件一般不超过一天，专办文件按限定时间完成，超出时限，扣阅办人和催办人部分奖金。 5、文件承办部门或人员，必须按总经理室批示的意见，认真负责，按时按质办理完毕，并将办文结果连同原件返回办公室统一归档保存。 二、文件的查阅及销毁 1、查阅文件必须填写查阅单，须经征得办公室负责人同意；重要文件须经公司总经理室批准方可查阅。 2、查阅文件一般在办公室内进行，需复印的必须办理审批手续。如确需借出使用的，应填写借阅单，并经办公室负责人同意后才能借阅，重要文件须经公司总经理室批准方可借阅。办公室专职人员应督促借阅人及时归还，并在归还时检查文件是否完好无损。 3、文件的借阅须注意保密，凡属上级机关下发的保密文件或涉及公司业务机密的密级文件，须按国家密级文件管理的有关规定办理，不得随便传阅、外借。 4、对公司各类文件的销毁处理，由办公室定期统一办理，其他部门不得随意处置。 5、文件销毁必须编制清单，经办公室负责人审核，总经理批准才能销毁，同时办公室须将销毁文件目录登记存档。 三、文件打印、签发 1、打印的文件、材料，须由经办人填写《打印单》并经相关部门的领导签名同意。不符合规定的，文印工作人员可以拒绝打印。 2、根据文件缓急程度，合理调剂，及时打印，急件按时限完成。 3、文印工作人员要做好打印材料的登记制度。 4、文印工作人员须不断提高专业水平，美化排版格式，严格控制错字、漏字。 5、凡以公司名义发出的签报文件、传真函件，须由总经理或分管领导签发。 6、文件起稿、修改和签发一律使用公司文稿纸，用毛笔、碳素墨水或档案专用圆珠笔写作。 7、公司发文由分管领导签发后，文印室工作人员要坚持打印材料的登记制度，经核校格式后，填明文件编号和份数后打印。 8、公司向上级部门的签报、报告、请示及向有关单位的函件的起草、缮印、登记、送发，由办公室统一办理。由领导自行起划办理的签报文件、传真函件，应交一份给办公室登记存查。 四、文件的归档 1、文件签发单、文件草稿及正式文件全套交办公室存档。 2、按规定做好文书档案的整理、立卷、归档以及档案管理工作，做到组卷科学、划期正确、保管可靠，查找便捷。 3、公司内部各类音像、摄影材料，各部门办理后须及时交办公室整理归类。 4、公司及各部门的文件、资料，包括人事、财务、统计、业务资料，应及时整理归档，一般应在每年第二季度前，将上一年度的文件资料整理完整，交办公室统一归档。 档案管理制度 1、本实施细则所指的档案，包括文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案等。它们是记录和反映我公司保险事业发展变化的第一手材料，是业务和管理工作的真实记录，是促进公司业务工作进一步发展的重要依据。 2、归档的文件材料必须按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 3、档案管理人员因工作变动或因离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 4、档案工作的管理原则是：统一领导、分级管理、确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。 5、文书档案由公司办公室统一整理、立卷；各类业务档案、财务档案、人事档案均由形成部门的经办人员或指定专人负责收集、分类、装订； 6、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专人集中统一保管。 7、凡本公司缮印发出的公文(含草稿和一份打印的正件与附件、批