文控系统图文解说.docVIP

1、在线新建文档，套用标准格式 系统内新建文档，包括普通文字文档以及各种格式化的模板文档。标准文件模板由文控专员制作，只有先安装过文档模板，其它用户才能通过文档模板新建模板文档。 2、在线编辑文档 可在线编辑通过在线新建的所有文档，以及用户上传的文本文档、HTML文档、微软Office文档。注: 在线编辑Office文档功能需要使用基于微软IE内核的浏览器。 3、文档加锁及解锁 在需要的时候用户可以通过加锁来保护文档不被误操作（修改，删除）。其他用户直到有解锁操作权限的用户对其解锁后，才可继续更新此文档。 4、自动提醒用户待审批或审批结束。 当用户审批某文档超过限时提醒，但仍未审批时 ，系统会自动发送邮件及消息至该用户邮箱提醒其及时审批文件。 当对用户发出审批提醒后超时仍未审批时，系统默认该用户通过审批，自动设置到下一审批环节。 5、文档（文件夹）操作审批设置 OA系统将根据文控专员对审批人的设置自动发送审批申请至审批人，审批人可以通过邮件（消息）直接对申请人的操作进行审批，含有通过、驳回（驳回需要填写驳回原因）。 6、文档权限控制 可对文档的每一个用户分别设置权限，如：上传、查阅、下载、历史版本的下载、更新、删除等。 7、智能的文档分类及组织 根据公司结构分配各部门文件接口人对本部门文档的管理工作。不同部门的员工默认只能访问本部门的文档。用户对各自文档的管理（上传，更新，移动，删除等）默认也仅限于各自部门范围内，有效降低了信息泄露的风险和保障了信息的归属。如需要跨部门查阅文件，需本部门领导及文件所属部门领导共同批准后，文控专员才开放权限以供审阅。 8、工作区文档管理 实现各种分享需求，如全企业通用公共文档、跨部门文档分享、项目工作敏感文档等等。 9、文档类型管理 管理员可以配置允许用户上传的文档类型，以及编辑文档类型的描述，以及该类型文档使用的文档图标等。 10、电子邮件自动收集 用户可以将有关审批文件的电子邮件转发/抄送到文控专员指定邮箱地址，邮件中会说明OA系统的链接路径及最后审批时限。 11、文档通知及文档变更自动通知 用户在创建、上传、更新文档的时候可选择性通知某一部分用户名，并可同时选择通过电子邮件通知对方。 一旦文档更新或审批结束，系统将自动发送电子邮件通知文控专员指定的相关人员。 12、可以通过发送文档至用户的电子邮箱 文控专员可在系统内直接通过系统携带附件将文档发送至需要电子版用户的邮箱内，活动日志将被系统自动记录。 13、个人文档暂存空间用户可以将将未完成的文档先保存为草稿，以备下次继续编辑，待完成后再提交至文控专员。 1、系统支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。每个步骤支持多人审核，审核可设置通过与驳回。 2、文控流程和文档紧密集成，文档最终审批结束后文件自动存档生效，旧版自动作废，审批生效的信息系统自动通知文控专员，由文控专员将文件明细信息发出。 3、 通知功能。文档提交、审批、作废回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，流程中相关人员会收到消息通知，加快流程流转。 4、 文档自动发布。文档文档一旦审核通过，自动生效发布存档，禁止修改，再次修改视为文件版本升级重新走审批流程完成。 2. 流程可自定义。流程表单及流程图界面，方便操作。 1. 严格的权限管理，系统分6级查看权限。 2. 各个部门可委派专人负责自己部门的文档板块，进行本部门在线文库的管理。 3. 在线文库的权限申请实现流程电子化。 4. 记录完整的操作历史，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中 系统提供的审核步骤是：用户提交 + 3级审核 + 文控人员终审。文控人员终审时可根据实际情况决定是否补充审核人审核。系统最多支持三级审核，提交人可根据公司审核需要，自由设置各级审批人，如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。 具体操作流程如下： 1. 用户启动文控审核流程，选择需要提交审核的文件和审核人，点击“申请”，完成文档审核的提交请求。 1） 审核人员：由于文档不同，各级审核人员可能也不同，因此用户可自行选择审核人员，包括一级审核人、二级审核人、三级审核人；如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。 2） 多人并行审核：任何一级审批均支持多人共同审核，如我们在此二级审核人有张三和李四共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。 3. 用户提交文档审核后，系统带有自动通知功能，相关审核人员会收到文档审核的消息通知，及时进行文档审核确认。同时文档如果审核不通过被打回，相关人员也会及时收到消息通知。 2. 各级审核