第5章会议组织与服务(第3版)综述.ppt

引入案例;第一节　会议概述 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第三节　会议进行阶段的会务操作 第四节　会议结束阶段的会务操作;电子教案模版配色（1）;一片混乱的颁奖仪式 　　2014年1月27日下午1点，宏达公司在公司大礼堂召开年度总结表彰大会。下午两点30分，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场，手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。负责会议现场协调的总经理秘书孙婷呆住了。 　　问题： 　　1．如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐出现的错误？ 　　2．会议现场出现了问题，总经理秘书孙婷应如何处理？;电子教案模版配色（1）;二、会议的作用 1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5．国际交流、跨文化的沟通作用;第一节　会议概述;1．会议人员 　会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。 ;电子教案模版配色（1）;例1：“2013年环境污染与大众健康学术会议”，此会议名称显示了时间、内容、性质； 例2：“可口可乐（中国）饮料有限公司2013年销售会议”的会议名称则显示了单位、时间、性质； 例3：“四川长虹2013年度股东大会”则显示了单位、时间、范围、规模、性质、参加对象。 3．会议议题 　会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。 会议议题的主要作用是： （1）准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 （2）引导和制约会议的发言。 ;3．会议议题 领导根据需要制定　 议题产生 秘书经过调查研究、综合信息之后反馈给领 导，再有领导审批决定 重大代表会议 代表提出“提案” 大会秘书汇总 提交主席团审查 列入会议议程;电子教案模版配色（1）;微型案例;电子教案模版配色（1）;第二节 　会议筹备阶段的会务操作;一、拟定会议计划 （一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 （二）成立会务工作机构 大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。 一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。 一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。;⑴会务组;第二节　会议筹备阶段的会务操作;（三）制订会议预算 会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。 1．会议经费的构成 （1）交通费用；（2）会议室费用；（3）住宿费用；（4）餐饮费用；（5）参观与旅游费用；（6）培训费、讲演费及演出费用 ；（7）预算外支出 2．会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使用权 ;;第二节　会议筹备阶段的会务操作;;;（四）拟定会议议程、日程、程序 1.会议议程、日程、程序的含义 （1）会议议程 　会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 （2）会议日程 　会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 （3）会议程序 　会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动