文书处理程序-亚东技术学院.doc

公文處理程序 民國91年9月25日91學年度第1次校務會議修訂通過 一、收文 （一）本校由秘書室文書組，擔任總收發，單位收發由各單位承辦人，設置「公文處理簿」，負責擔任登記工作。 （二）凡封套註明有密件或校長親啟，及有指定收件者，應送請校長親閱，或送交指定人拆封。 （三）一般文件由總收發拆封，並於總收文簿登記（輸入電腦登錄）後，在公文下方，註明收文統一編號之號碼。 （四）所收公文如有支票、匯票及其他有價證券者，應由會計室監督總務處出納組簽收，並將公文交原申請單位查照。 二、分文 （一）在「公文簽收簿」上登記來文日期，收文號及承辦單位，分送來文至承辦單位簽收。 （二）承辦單位如認為所收公文，非屬該單位承辦，在公文上原承辦單位下方，填註改分單位名稱，並由單位主管簽名後，退回文書組另行改分。 三、擬辦 （一）業務承辦人員，對來文簽註意見，相關資料應隨文附陳。 （二）重要或特殊案件，不能擬具處理意見時，應敘明案情，簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 （三）勿須簽覆或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。 （四）承辦人員應將個人經辦之案件，登錄「公文處理簿」。 四、擬稿 （一）業務承辦人員擬辦文稿，應力求簡明具體，附件應隨稿附送，附件有二種以上時，應分別標明＜附件一＞、＜附件二＞。 （二）附件不隨文送出者，應註明「文先發，附件另寄」字樣。 （三）公文格式依行政院秘書處編印之「文書處理檔案管理手冊」規定辦理。 五、陳核 （一）核稿如有修改時，勿將原來字句塗抹，僅以勾勒方式從旁添註；如核改過多，應退還承辦人清稿後再行陳核，原辦文稿應附入。 （二）會稿時，受會單位如有意見應即提出，一經會簽，即視為同意，應共同負責。 （三）對陳判之文稿，認無繕發之必要或尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。 （四）文稿之判行依分層負責之規定辦理。 六、蓋用印信 （一）除已決行之公文外，凡須加蓋印信之文件，均應簽准後，始得用印。 （二）如蓋用印信於表單特別位置時，請於表單內以鉛筆框註，以便用印。 （三）在「用印登記簿」上登錄用印日期、字號、事由及蓋印種類。 （四）在「用印簽收簿」上登記用印日期、字號及承辦單位。 （五）簽核文件歸檔，蓋印表單，退承辦單位並在「用印簽收簿」上簽收。 七、發文 （一）公文稿經判行後，即成定稿，以「公文處理簿」登記並填註保存年限及檔案號，一併交由文書組編號、繕打、校對、用印。電腦登錄發文相關資料，並註記「覆文」或「創稿」。正文在一頁以上者蓋騎縫章，發文正本及外寄單位副本併同附件封發。 （二）發文附件，一律由承辦單位檢齊裝封，隨文交發。 （三）發文前，逐一檢點正文及有無附件，無誤後，裝封黏妥封口發出。 （四）發文如非逕寄受文者，務請書明寄達地址或自行書妥函寄信封交文書組封發。發文原稿歸檔，發文副本送承辦單位簽收。 （五）兵役名冊，由承辦單位自行備妥書名詳細地址信封，經編號、繕打、校對、用印後，連同附件一併封發。 八、稽催 （一）為確實掌握公文流向及辦理情形，規定各單位承辦人均應設置「公文處理簿」，並簡述處理情況，並由其單位主管定期查核。 （二）每星期文書組負責對逾期未辦畢或結案之公文稽催一次，並彙報其單位主管。 （三）每學年寒、暑假期間總稽催清查公文一次。 九、歸檔 （一）歸檔範圍 1.經編列收（發）文號於收（發）文簿之文件，為歸檔範圍。  2.各處室直接收受之外來文件，其須由校方依公文程序處理者，請各處室送文書組補辦登記編號。  3.歸檔案卷應包含：  (1)原始文件及附件。  (2)回覆文件及附件。  4.結案或辦畢公文填註保存年限及檔案號，登入「公文處理簿」後，交文書組歸檔。 5.兵役名冊由承辦單位自行收存。 （二）歸檔時限  1.最速件：隨到隨辦，以一日為限，迅速發出，結案歸檔。  2.速件：限辦日期為三日，結案歸檔。  3.普通件：限辦日期為六日，結案歸檔。  4.來文定有覆文期限，依所定期限為限，依所定期限為限辦日期。  5.法定有期限之案件，依所定期限為限，依所定期限為限辦日期。 （三）歸檔程序  1.應行歸檔之文件，於發文後逕行歸檔。如須留底查考，請於函稿上副本欄內填入單位名稱，即繕發副本。  2.來文無須辦稿簽覆者，奉批存查後，由承辦人員按日彙送歸檔。  3.承辦人員如須留底請自行影印，附件如須參考，留承辦單位自存。 （四）其他歸檔之公文，依檔案管理辦法處理。 十、公文郵遞注意事項 （一）公文傳遞，如必須掛號或限時專送郵寄時，請於擬稿時慎重研究決定，並於稿紙速別欄之下加註「掛號」、「限時專送」等字並書明寄