档案管理作业流程图.doc

圖1 檔案點收作業流程 圖1 檔案點收作業流程(續一) 檔案點收作業說明 1.1 歸檔物品查檢 1.1.1逐一查檢歸檔案件中是否有下列不符合歸檔範圍之物品 1.現金、有價證券及其他貴重物品。 2.司法訴訟有關物證。 3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。 4.易變質而不適長期保存之物品。 1.1.2 經查檢歸檔案件有1.1.1所列之物品時,註記「不得歸檔」,並將該物品退回承辦單位處理。 1.2 歸檔案件之完整及正確性之查核 1.2.1 逐一查檢確認歸檔案件已處理完畢,且完整正確後,辦理點收。如有下列情形註記原因及退回日期後,退還承辦單位補正。 1.案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。 2.案件污損或內容不清楚者。 3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 4.案件未編列文號或文號有誤者。 5.案件未填註分類號或保存年限者。 6.案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 7.案件逾二頁以上未蓋騎縫章者。 8.樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣章」或「註銷」字樣者。 9.案件與歸檔清單之登載不符者。 10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。 1.3 確認點收 1.3.1 就歸檔案件與歸檔簿或清單所載內容與頁數逐一核對,經確認無誤後,於歸檔簿或清單上蓋上點收日期章戳。 1.3.2 歸檔簿或歸檔清單送回承辦單位留存,以便日後查核。 1.4 逾期歸檔稽催 1.4.1 將每一案件辦畢結案日期加上五日預設為該案件應歸檔日期,查檢案件歸檔情形。 1.4.2 製作「逾期未歸檔案件稽催單」,經文書組組長核定後,催請承辦單位辦理歸檔事宜。 1.4.3 將「逾期未歸檔案件稽催單」送交各承辦單位主管請相關承辦人員迅速依歸檔程序辦理歸檔事宜。