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公文写作中若干问题的探讨 近日，有幸参加了全省政府系统文秘工作培训班，几堂课过后，受益匪浅。在学习的过程中，结合公司公文起草、审核把关与流转处理实际，借鉴培训老师多年公文写作总结的宝贵经验，梳理出日常公文写作中经常出现混淆和错误的若干问题与大家共同学习、探讨。 一、公文种类运用的问题 法定公文种类主要包括：一令二决三公告，三通两议（意）再请报，十三文种有批复，函和纪要少不了。按照有关规定，行文必须有行文文种；行文文种必须是法定文种，非法定文种不能行文，如汇报、简报、方案、计划、工作总结等属于不规范行文文种，若确需行文，必须以法定文种为载体。（如：中国移动通信集团青海有限公司关于2011年纪检监察工作总结的报告）在起草公文时，随意、错误使用文种的现象较为多见，特别注意以下问题： 报告、请示的使用。“报告”不带请求，不要求回答，上级机关一般也不做答复。“请示”则带请求，要求上级机关可否都得有所答复或批复。不相隶属机关之间不应用“报告”、“请示”。不得用“报告”请示问题，或在“报告”中夹带请示事项。 函的使用。“函”与文件具有同等效力。“函”既是一个公文文种，又是一种公文形式。作为文种使用时，只能用于平行文；作为公文形式使用时，既可以用于平行文，又可以用于下行文。向没有隶属关系的主管部门请批事项时，不应用“请示”或“报告”，而应用“函” (如：关于请求解决xxx事项的函) 。答复审批事项已经明确表态同意的应用“函”，而不应用“复函”。如果只针对对方请求事项而不明确表态的可用“复函”（用于不同意或不完全同意来函事项又不便在标题中表明的情况）。 批复的使用。批复的对象必须是具有垂直隶属关系的直接下级机关。不相隶属机关之间答复请批事项，应遵循“函来函往”的原则，应用“函”，不能用“批复”。 二、拟写公文标题应注意的问题 一是标题应当写明发文机关（如中国移动通信集团青海有限公司关于XXXX的报告）。二是标题中一般不使用标点符号。根据相关规定，只有法规、规章名称可加书名号，其??均不可加。三是标题应简洁精炼。标题内容过多时，可使用“等去法”表述，详细情况放到正文中去表述。四是标题中一般只用一个“关于”，使用原则为首先顾及被印发、被转发公文中的“关于”，如果原文标题不带“关于”，则自己用“关于”，如果原文标题带“关于”，自己则不用“关于”。 三、书写引文应注意的问题 引用公文应当首先引用标题，后加括号注明发文字号，如：《关于报送2010年新闻宣传工作总结的通知》（ DOCVARIABLE wenhao \* MERGEFORMAT 综通[2011]2号。当引文再次出现时可直接引用发文字号。文中多次引用同一公文且无文号的，第一次引用时在其后括号内注明简称，其后使用简称即可。 四、结构层次序数及标点符号的使用问题 在公文写作中，要注意层次序数的准确使用，特殊情况下，第一层可套用第三层使用，但在全文中要前后一致。其余的均不可越层套用。 第一层用：一、 第二层用：（一） 第三层用：1. 第四层用：（1） 第五层用： = 1 \* GB3 ① 公文中小标题标点符号的使用： XXXXXX（不用标点符号） （一）XXXXXX。（用标点符号） 1.XXXXXXX。（用标点符号） （1）XXXXXX。（用标点符号） 五、书写公文数字应注意的问题 除成文日期、部分结构层次序数和在词、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中用汉字数字外，公文正文中均应用阿拉伯数字。 汉字书写数字（大写）：1、公文的成文日期。2、夏历和中国清代以前的历史纪年。3、定型词语中的数字。4、表示概数的（两数连用）应用汉字书写，两数之间不应用顿号隔开“近一两年内”、“十七八岁”。 阿拉伯书写数字（小写）：1、公历世纪、年代、年、月、日和时刻。2、计数与计量（份数、小数、百分比、约数）。 3、公文中10以上的数字原则上应当用阿拉伯数字表述。 六、标写附件的问题 附件名称应写在正文下空1行左空2字的地方。书写附件序号应用阿拉伯数码。附件名称后不应加标点符号，也不应加书名号将附件名称括起来。不应将所印发、转发、批转的公文标注为“附件”。有关附件的详细要求请参照《关于规范公文附件的通知》（青移综【2009】1213号）文件。 七、其他需要注意的问题 1、起草公文时，引进行的为关系者“关于”、行为动词如“印发”和行为文种如“通知”等缺一不可。 2、成文日期应为领导签发日期为准且为系统自动生成，在起草文件时不可手动标注成文日期。详细要求参照《关于在OA系统启用报告请示函等公文模版的通知》??青移综[2009]1363号）文件。 3、印发本机关的公文用“印发”（发文机关名称+关于+印发+事由+通知）；印发上级机关和不相隶属机关的公文用“转发”（发文机关