公文管理制度[试行].docVIP

公文管理制度（试行） 为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。 第一条 公文的种类 一、决定、决议类 1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。 2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 二、通知、通报类 1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。 2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。 三、报告、请示类 凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。 四、公函类 对外商洽工作、询问和答复，用“函”。 五、会议纪要 记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。 第二条 公文的格式 一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。 一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司××部关于××××的通知。 二、发文字号。 （一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。 （二）公司级文件。 1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。 2、使用“上（*）发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。 3、使用“上（*）发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为： （服）发 部门 ［2005］ 年号 2号 序号 公司 上 （三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文??主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。 三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。 四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。 五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。 六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。 七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。 八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。 九、文件页面标准格式（附件1-1、1-2、1-3）。 第三条 行文规则 一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。 二、公司各部门可以联合行文。 三、公司所属各部门不得越级请示。 四、请示的公文一般应一文一事。 第四条 部门申请“上（*）发”公文办理程序 否 总经理 秘书 相关部门 办公室 归档程序 用印 发送 签发 办复 不符合 审签 拟稿 拟稿人 部门经理 办公室 报审 初审 定稿 发文号 部门经理 第五条 起草公文要求。 一、起草必须使用办公室统一的文件格式。 二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。 三、凡以“上（*）发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。 四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。 五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。 第六条 收文处理程序。 归档程序 来函签收 拆封登记 收发室 行政助理 公司领导 相关部门 登记 拟办 分类 批办 部门经理 公司处理来文程序应注意： 一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。 二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填