由档案借调功能申请.ppt

一.線上申請：申請檔案借調時，由檔案借調功能申請，由系統「送核」功能將申請資訊送件至主管簽核，檔案管理人員依據系統中主管簽核資訊借出檔案。(以此功能申請，無須印出檔案借調申請單紙本) 。 二.紙本申請：申請檔案借調時，由檔案借調功能申請，印出檔案借調申請單紙本，以供單位主管或相關業務單位主管簽核，再將申請書紙本送檔案管理單位借調檔案。 一.借閱紙本─借調檔案之案件 紙本。 二.影像檔案─借調檔案之案件影像，可由系統「檔案借調清單」之「影像」功能瀏覽檔案影像。 進入檔案借調作業： 方法一：登錄「承辦人作業」後，點選主畫面左方快捷功能列「檔案借調作業」。 說明：若不清楚欲借調的公文文號可點選公文資料查詢(同承辦公文查詢)查看；若檔號不清楚可點選檔案綜合查詢查看。 公文資料查詢： 由公文資料查詢角度，如公文收創日期、主旨等條件，提供使用者檢索檔案，可由查詢結果得知公文文號等檔案相關資訊。 檔案綜合查詢： 由檔案資料角度，如收發文字號、分類號與案由等條件，提供使用者檢索，可由查詢結果得知檔號、公文文號等檔案相關資訊。 輸入相關檔案借調資訊，申請方式、調案性質、調案日期…等。 * 申請方式：選擇線上申請。 (紙本申請作業說明見-紙本作業) * 調案性質：分為借調、調用二種，借閱期限如下： 借調：密件公文7天，普通件15天 調用：依輸入的調用日期來計算 * 借閱附件：若需借閱公文檔案附件點選”是”，若不需借閱附件點選”否”。 * 調案日期：預設借閱申請當天的日期，若需預借可輸入預借日期。 * 調案範圍：可選擇”以件調閱”或”整卷調閱”。 ※若為影像檔案僅可”以件調閱”。 * 調案類別：可選擇”借閱紙本”或”影像檔案”。 ※ 若該公文檔案無影像檔，系統則預設借調紙本文，若該公文檔案有影像檔，則可以選擇借調紙本文或影像檔。 點選【儲存】鈕即完成借調作業。 若欲取消借調點選【取消申請】鈕即可取消檔案借調。 操作說明： 一.若欲修改調案資訊點選【編輯】鈕即可 修改相關欄位資訊(作業畫面同P5~P6)， 修改後點選【儲存】鈕即可。 二.確認調案資訊無誤後即可點選【送核】 申請單即陳核至單位主管。 (※若申請方式為”紙本”無需執行送核，只需陳送紙本調案單至單位主管即可) 選擇簽核人員，系統預設承辦單位的單位主管。點選【儲存】該申請單即會陳核至單位主管。於借調申請作業設定成功後，系統即自動發送「檔案借調申請審核通知」給單位主管，以利提醒。 檔案借調作業-紙本作業 操 作 說 明 ： (1).點選【檔案檢調申請】鈕。 (2).於調案申請畫面，輸入欲借調的公文文號或檔號。 (3).並點選【查詢】或按Enter，系統會將該公文資訊帶出。 說明：若不清楚欲借調的公文文號可點選公文資料查詢(同承辦公文查詢)查看；若檔號不清楚可點選檔案綜合查詢查看。 公文資料查詢： 由公文資料查詢角度，如公文收創日期、主旨等條件，提供使用者檢索檔案，可由查詢結果得知公文文號等檔案相關資訊。 檔案綜合查詢： 由檔案資料角度，如收發文字號、分類號與案由等條件，提供使用者檢索，可由查詢結果得知檔號、公文文號等檔案相關資訊。 (4).輸入相關檔案借調資訊，申請方式、調案性質、 調案日期…等。 * 申請方式：選擇紙本申請。 (線上申請作業說明見-線上作業) * 調案性質：分為借調、調用二種，借閱期限如下： 借調：密件公文7天，普通件15天 調用：依輸入的調用日期來計算 * 借閱附件：若需借閱公文檔案附件點選”是”，若不需借閱 附件點選”否”。 * 調案日期：預設借閱申請當天的日期，若需預借可輸入預借 日期。 * 調案範圍：可選擇”以件調閱”或”整卷調閱”。 ※若為影像檔案僅可”以件調閱”。 * 調案類別：可選擇”借閱紙本”或”影像檔案”。 ※若該公文無影像檔，系統則預設借調紙本文，若該公文檔案有影像檔，則可以選擇借調紙本文或影像檔。 (5).點選【儲存】鈕即完成借調作業。 (6).點選【調案單列印】列印調案單，將調案單送單位主管簽核完成後，交至檔案管人員設定借調檔案，並取回借調之公文檔案。 (7).若欲取消借調點選【取消申請】鈕即可取消檔案借調。 借調展期作業【功能說明】借調檔案若已屆滿應歸還日期，可執行展期作業以延長借調檔案應歸還日期。 檔案展期申請 操 作 說 明 ： (1).於檔案借調作業中-清單類別選擇 「借調中」。 (2).點選【展期】鈕進入展期作業。 (3).選擇申請方式：分為紙本申請及線上申請 二種。(※線上申請無需列印展期申請單) (4).輸入展期原因。 (5).點選【儲存】鈕即完成