建设工程竣工档案电子文档处理方式指引-深圳市宝安区住房和建设局.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT10 建设工程竣工档案电子文档处理方式指引 ?为加强我区城建档案的归档与管理，提升城建档案现代化管理水平、充分发挥城建信息资源在社会经济发展中的重要作用，根据国家建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》（建办档[2004]39号）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007），结合我区实际情况，建设单位在向我室移交建设工程竣工档案时，须同时移交电子档案。现就竣工电子文档范围、格式、整理方法、移交规范作出如下指引： 一、竣工档案电子文档移交范围 建设单位需遵循我室网站（HYPERLINK /近期正在搬迁中）或深圳市档案信息网（ HYPERLINK / ）上公布的《深圳市建筑工程文件归档内容业务指引》进行纸质档案整理，整理完毕后需向我室移交竣工档案电子文??，电子文档（以下文件均指电子文档）包括： （一）竣工图文件：向我室移交规定竣工图档案的电子文档，只接收PDF格式，建设单位需将纸质图纸扫描成PDF格式后移交我室。（注意：内容要清晰可见，不接收CAD文件转换的PDF文件） （二）扫描文件：向我室移交归档的竣工档案部分需要扫描的电子文件，扫描电子文件格式可为TIF、JPG图片格式（参考《宝安区建设档案室扫描质量要求》）。 （三）档案工程案卷文件信息：将整理好的档案按照我室规定移交的工程案卷文件信息EXCEL模板进行录入，模板采用EXCEL 2003版格式录入，文件格式XLS。（注意：模板已设定，请按要求直接在模板上填写，不要拷贝，因为拷贝时会把其它格式带入，造成错误） 说明：如录入的文件信息有对应的竣工图或扫描件，需同时关联录入好竣工图或扫描文件的相对路径，操作方式见下文操作指引。 二、竣工档案电子文档整理操作指引 多个工程同时归档，只需要交一张光盘。每一个工程包含三个部份：cad，scanfile,条目信息。请在光盘盘面上用记号笔标记工程名称信息，如：幸福花园1，2，18栋。 基本框架如下： 第一层文件夹（完整的项目名称）：幸福花园 第二层文件夹（完整的工程名称）：幸福花园1栋、 幸福花园2栋、幸福花园18栋 第三层文件夹：cad（存放竣工图PDF文件）、scanfile （存放扫描TIF,JPG文件）、条目信息 第一层文件夹 第二层文件夹 第三层文件夹 （一）竣工图文件整理方式 1. 命名方式：将需归档竣工图文件扫描后以PDF格式保存，命名方式采取“竣工图类型首字母拼音+流水号”方式，如结构竣工图：“JG001.pdf，JG002.pdf”进行命名排列；建筑竣工图：“JZ001.pdf,JZ002.pdf”如下图： 2. 文件夹组织方式：竣工图文件完成后按照工程名称组织文件夹，工程名称文件夹下需带有cad子文件夹（包含该工程所有竣工图）。即所有竣工图电子文件需存放在一个独立的名为“cad”的文件夹中，如下图：（注意：字母为小写） 注意：同一份竣工图如存在多页电子文件，扫描时需要合并为一份电子文件，即一份竣工图对应一份PDF文件。 （二）扫描文件整理方式 3. 命名方式：扫描电子文档按各案卷的序号文件夹存放扫描电子文档。如果该工程有3个案卷有扫描件，那么在scanfile文件夹下新建文件夹，以案卷序号（此案卷序号与档案工程案卷文件信息EXCEL录入的案卷序号相同）为名称，长度4位，不足补0，如下图： 在每一案卷的文件夹下面将实际扫描文件按照文件分别命名存放。仅有一页扫描件的文件以文件序号（此文件序号与档案工程案卷文件信息EXCEL录入的文件序号相同）命名；如果某一份文件的扫描件有两张或两张以上，则在案卷的文件夹下新建文件夹，同样以文件序号为文件夹名称（4位数，不足补0），将多页扫描件按照流水号存放到里面。如果没有该文件的扫描件，则不做任何操作。如图: 图中该案卷共有18份文件，其中序号4、6、14、18的文件的均为单份电子文件，其它文件为多份电子文件。文件夹下多页电子文件如下图： 4. 文件夹组织方式：扫描件电子文档完成后按照工程名称组织文件夹，工程名称文件夹下需带有scanFile子文件夹。即所有扫描件电子文档需按照案卷序号存放在“scanfile”的文件夹中。如下图： （二）档案工程案卷文件信息EXCEL录入方法 获取档案工程案卷文件信息EXCEL模板及范例，按照如下步骤操作EXCEL模板： 1. 录入方法 第一步：在工程名称文件夹下新增“条目信息”文件夹，该文件夹中将包含依据模板生成的工程案卷信息EXCEL文件及若干份案卷卷内目录EXCEL文件，卷内目录文件数与案卷数相同。 第二步：工程信息填写：在文件“建筑工程概况及案卷清单.xls”中手动填写工程详细信息以及该工程