公文写作培训综合办公室讲课.ppt

二、常用公文文种 （二）公司常用的主要公文种类 1.决定 适用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销公司不适当决定。 2.通报 传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。 表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望 号召 批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求 情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求 二、常用公文文种 3.请示 适用于公司向当地政府有关部门等监管单位的请求指示和批准。 应用范围 （1）遇到问题无法解决，需要上级指示； （2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准； （3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助； （4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答； （5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁； （6）请上级领导参加活动，指导工作。 二、常用公文文种 注意事项 （1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式； （2）只能主送上级机关，不能送领导者本人； （3）不得越级； （4）必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话 ； （5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。 二、常用公文文种 4.报告 适用于公司向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级有关单位的询问。 工作报告 情况报告 建议报告 回复报告 备案报告 5.批复 适用于批准下属公司或部门以公文形式上报的请示事项。 注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。 二、常用公文文种 6.函 适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。 公函和便函 发函和复函 7.通知 适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。 发布指示的通知 颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。 被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。 二、常用公文文种 批转、转发文件的通知 晓谕性通知（比如会议通知等） 任免通知 8.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和会议事项。 决策型 交流型 研讨型 注意：会议纪要一般不加盖公章 二、常用公文文种 （三） 常用非规范性公文 1.常用非规范性公文 调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。 2.电话记录单 适用于接听上级机关的电话通知后，予以及时记载，便于领导处理及有关部门办理。 三、公文的格式 三、公文的格式 （一）公文格式的组成 公文格式的组成要素包括： （1）发文单位标识（版头、红头）（2）公文份数序号 （3）密级 （4）发文字号 （5）签发人（主要用于上行文） （6）标题 （7）主送单位 （8）正文 （9）附件 （10）发文单位（署名） （11）成文日期 （12）印章 （13）附注（此件发至 XX级） （14）主题词 （15）抄送单位 （16）印刷单位和印刷时间 印刷用纸和技术要求： 用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。 三、公文的格式 （二）发文字号 编写发文字号原则：包括单位（部门）代字、年份、序号。 注意：年份不能省略，两边用六角括号﹝﹞；序号不编虚位，不加第。 （三）公文标题 标准式：发文单位+发文事由+文种 凡是有红色版头的文件，因已表明发文单位，故发文单位名称可省略。 特殊形式： 研讨发文单位+文种。如《中华人民共和国主席令》 发文单位+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。 三、公文的格式 （四）成文日期 成文日期确定原则 会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 领导签发的，以签发日期为准。 联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 法规性文件以文件批准日期为准。 一般信函、电文以实际发出日期为准。 成文日期必须写 年 月 日，且要用汉字 三、公文的格式 （五）用印 一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。 根据《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无