GBT19001-2015成文信息程序文件.ppt

文件化信息控制程序;文件化信息管理存在的问题;依据ISO9001：2015标准7.5.3条款要求，制定文件化信息控制程序;文件定义： 由信息及其承载媒体（媒体可以是纸张、U盘电子媒体、照片）组成的即文件。如规范、程序文件、操作规程等。;记录定义： 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 记录为可追溯性提供文件，提供验证纠证措施的证据。;文件和记录的区别;文件化信息控制程序;体系文件分类;文件的编写;文件的编写;文件的编写; 4.3.1.1文件化信息的编号;4.3.1.2文件化信息的版次;4.3.1.3文件化信息的状态标识;4.3.2文件化信息的发放和接收;各部门负责指定专人编写;受控文件的识别;4.3.3文件化信息的评审、修改及更新;4.3.3.3文件修改方式可在原文件上手工划改、换页或全部更换，文件修改的实施由质量管理部负责。 4.3.3.4文件修改后，在文件首页或标记栏内标记修改的版次。 4.3.4文件化信息的使用、作废回收、作废保留标记及作废处置 4.3.4.1文件使用部门应妥善保管所使用的文件，发现破损或不清时，及时向质量管理部提出申请更换，任何文件不得擅自外借及复制，以旧换新时分发号不变，旧文件销毁。;4.3.4.2文件丢失时，责任人员应提出书面补发申请，主管领导审批后由质量管理部补发。 4.3.4.3员工岗位变动或调离时，应由其所在部门负责人收回其持有的文件后才能办理调离或变动手续（部门负责人变动由质量管理部收回），并由该部门文件管理员收回交质量管理部并作好相应的收、发登记或注销。 ;4.3.4.4新版文件发布时，旧版文件相应作废。作废文件应由质量管理部统一回收，并在文件发放接收登记表中记录回收日期、回收人签字。收回的作废文件除保留一份存档外，其余由质量管理部登记销毁。文件销毁应填写《文件信息销毁记录》。 4.3.4.5需保留的作废文件应由质量管理部负责加盖“作废保留”章。 ;4.3.5文件化信息的查阅 如果有员工需要查阅管理体系文件，可以到档案室进行查阅，执行档案室的有关规定，未经许可，不得向公司外任何人提供及借阅文件，顾客或相关方需要提供时，须经主管领导许可，方可查阅。 4.3.6外来??件的管理 4.3.6.1各部门负责收集与本部门业务有关的外来文件，并组织对其适用性评审，外来文件的分发执行4.3.2条款。;4.3.6.2外来文件包括：国家标准、行业标准、国际标准、顾客技术要求、顾客文件和法律法规要求等。 ;4.3.7质量管理部每年对标明修改状态的管理体系现行有效的受控文件信息清单进行确认，以确保使用文件的有效版本。对不是纸张的文件控制，参照上述程序执行。 4.3.8电子版文件化信息的管理 4.3.8.1需要公示的管理类及公司外主管部门提供的文件化信息需经主管领导同意，方可打印。 ;4.3.8.2其余电子版文件化信息可使用OA系统或电子平台进行传递。 4.3.8.3对于以电子版形式发放的文件化信息，除非使用部门有特殊要求，也可将文件扫描或转成PDF格式下发。 ;4.4.4媒介形式用于传递、借阅的记录可采用书面或电子媒体形式。 4.4.5记录信息的收集、贮存、保护、检索 4.4.5.1正在使用中的记录由使用部门负责收集、保管和保护，防止记录信息丢失和污损。 4.4.5.2已完成的记录信息由使用部门按记录的数量定期装订，装订时应按日期先后顺序整理，摆放整齐，加封面，标注记录编号、名称及日期范围。 4.4.5.3超过一年的记录归档贮存应按4.4.6.5保存期限要求，由归档部门收集、归档保管，记录保管应符合档案管理要求，便于查阅和检索，防霉、防火、防潮、防蛀。 4.4.5.4存档记录需查阅时，应向归档部门申请，主管领导批准。查阅后及时归还，不得拆开及撕页。 4.4.5.5未经批准，不得向公司外任何人提供及借阅记录，顾客及相关方需要提供时，经主管领导批准后允许查阅，并填写《文件信息借阅、复制记录》。 4.4.6记录信息的保存期限、处置的控制及监督 4.4.6.1根据记录的种类和性质，质量管理部应在记录信息清单中明确每种记录的保存期限、归口管理部门。 4.4.6.2超出保存期限的记录信息应由质量管理部统一组织销毁，应建立和保持《文件信息销毁记录》。;4.4.6.3质量管理部应按记录信息的控制要求每周对各使用部门的记录进行监督检查，发现问题及时与责任部门沟通并要求改进，检查结果及改进要求的信息及时进行记录。 4.4.6.4记录信息应由质量管理部保存一套本公司管理体系所要求的全部记录格式样本，以备管理和复制使用。 4.4.6.5记录信息的保存期： a) 凡合同和法律法规中有明确规定的按规定要求确定保存期限； b) 管理体系运行记录保存期为三年； c) 产品记录分产品检验记录