第12章商务活动工作.ppt

商务活动工作;教学策划;教学重点与难点;一. 庆典活动 ;◆开业庆典 1 .准备工作（重、难点） 1）做好宣传工作 2）拟定邀请宾客的名单 3）拟定议程表 4）拟好致辞和答辞 5）布置场地 6）安排接待工作 7）准备贵宾留言册 8）准备馈赠礼品 ;二、开放参观活动; 3、秘书的职责 (1)准备内容： ①准备与寄发请柬； ②为来宾准备休息服务处； ③准备介绍材料； ④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等 ⑤准备茶水饮料； ⑥准备赠送的礼品和纪念品。; (2)接待服务与要求： ①来宾到达后热情引导接待； ②放映视听资料时认真解说； ③参观过程中为来宾做向导； ④做好招待来宾的餐饮服务； ⑤耐心解答来宾提出的各种问题； ⑥做好欢送工作。;;2．安排开放参观的内容 参观的内容一般包括： (1)情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。 (2)现场观摩，让参观者参观现场. (3)实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。 此外，参观活动内容 的确定还要考虑到参观者 的需要和兴趣。;3．选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。 4．确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。; 5．选择参观路线 参观路线的选择要求做到： (1)能引起参观者的兴趣； (2)能保证参观者的安全； (3)对组织正常工作干扰小。 以上三点要综合考虑。 6．策划宣传工作 参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。; 7．做好解说及接待准备 (1)挑选并培训导游或解说人员； (2)制作并寄发请柬； (3)设立接待服务处； (4)准备特殊的参观用品； (5)准备礼品或纪念品。;三、新闻发布会;（一）新闻发布会的准备工作（重、难点） ;1、确定被邀请记者的范周 该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。 2、确定时间和场所 确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社会活动。 记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。 3、确定主持人和发言人 记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。; 4、准备发言材料和布置会场 资料包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。 会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。 会议桌可以圆形或长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。 主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。 准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。; 5、制作经费预算 费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。 6、组织会议 主持人，其职责是把握会议的主题，保证不要离题太远，并要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者 们提问的兴趣和勇气； 记者招待会的时间一般控制在二小时之内。; 7、参观活动安排 可以配合招待会主题组织记者进 行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。 8、小型宴请安排 在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。 9、收集有关新闻报道 秘书要注意搜集到会记者 采写、刊发的各类新闻稿件， 分门别类地登记、分析，以便 检验 会议的效果。;四、 签字仪式;（一） 签字仪式的准备（重、难点）; (3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。 (4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。 (5)盖章。