文书立卷的方法和步骤.doc

PAGE  PAGE 3 文书立卷的方法与步骤 一、分类：就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。分类有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。 1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。 ⑴一般文件归入文件形成年度。 ⑵跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度。 ⑶跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。 ⑷跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。 ⑸跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。 ⑹跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度。 ⑺法规性文件，归入公布或批准的年度。 ⑻回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度。 ⑼教学文件归入相应年度。 2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。 3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。分问题时，应按学校制定的分类方案进行。 4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。 分期限应按学校制定的保管期限表进行。 二、立卷组合 1.立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。 2.立卷组合的形式： ⑴会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。 ⑵非诉讼案件材料，按立案问题或人名组合，可以一案一卷或一案数卷。 ⑶人民来信，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。 ⑷统计、报表、名册等文件，按照格式名称或地区组合，根据文件数量，可组一卷或数卷。 ⑸本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料，一般按单一问题组合。 ⑹工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合。 ⑺简报、刊物，可按名称或期号组合，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。 三、卷内文件的排列与编号 1.卷内文件的排列 ⑴卷内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。 ⑵批复、批示在前，请示、报告在后。 ⑶正件在前，附件在后。 ⑷正本在前，定稿在后（重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后）。 ⑸转发件在前，被转发件在后。 ⑹非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。 2.卷内文件的编号 卷内文件应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。 四、填写卷内目录与备考表 1.卷内文件目录的填写 ⑴顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号，也称件号。用阿拉伯数字连续编号，不得空号。请示、批复分别编写。 ⑵文号：文件制发机关的发文字号。 ⑶责任者：即文件的署名者，没有注明责任者的文件材料要考证清楚，然后填写。一般填全称，也可填通用简称。不得简写为“本省”、“本校”、“本院”等。 ⑷题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化。没有标题的或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，会议记录应根据每次会议的主要内容自拟标题，依次填写。 ⑸日期：指文件的形成时间，填写时可省略年、月、日字样，如：1992、3、10。会议记录应依次填写每一次会议召开的时间。 ⑹页号：指卷内文件所编页号，除最后一份文件填起止号外，其余文件只填起号。 7.备注：对卷内文件变化作说明之用。 填写卷内目录，必须按规定格式逐件、逐项填写，要用计算机打印。 2.卷内备考表的填写 ⑴本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写，并签名，标注时间。 ⑵立卷人：由责任立卷者签名。 ⑶检查人：由案卷质量审核者签名（要求是立卷单位主要负责人或分管档案工作的负责人签名）。 ⑷立卷时间：填写完成立卷的日期。 若卷内无情况说明，也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。 五、拟写案卷题名 案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟、案卷题名要求结构完整，应由卷内文件的主要聘任责任者、问题、名称（名称不超过三个）组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法，末尾不加“。”。 六、案卷封面的填写与装订 1.填写案卷封面：填写时要求使用碳素墨水，用粗钢笔书写，字迹要工整、清晰，应逐项按规定填写类目名称（类目名称必须盖章）、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号（归档号必须用铅笔填写）。 2.案卷装订 ⑴装订前要去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊。