HM—P08合同和订单评审管理程序.docVIP

文件发布(更改)通知单 文件摘要文件名称合同和订单评审管理程序文件代号HM-P08发布方式新版(X)划改( )换页( )改版()发布日期2005-9-10生效日期2005-9-10页数3版本A历史版本版本文件名称发布日期生效日期更改内容章节栏目前版内容现版内容发布理由被替代文件文件代号文件名称版本生效日期备注编制签名审核签名批准签名编制日期2005年09月10日审核日期2005年 月 日批准日期2005年 月 日 上 海 豪 码 通 信 技 术 有 限 公 司文件编号：HM-P08版 次：A合同和订单评审管理程序分 页 次：第  PAGE 4 页 共  NUMPAGES 4 页 1目 的 确保准确理解顾客的需求和期望，对合同评审过程作出规定，并加以实施和保持以达到顾客满意。 2范 围 适用于公司对顾客要求的识别、对产品要求的评审和与顾客的沟通。 3职 责 3.1 销售部负责合同评审及相关工作的组织和管理。 3.2 项目部负责评审产品的设计、开发能力。 3.3 品质部负责评审产品检测能力及客户要求的其它有关质量要求。 3.4 制造部负责评审产品工艺可行性、生产能力、合同交货期。 3.5 采购部负责评审物料采购能力。 3.6总经理负责合同及《特殊合同评审表》的审批。 4定 义 4.1 常规合同：指正常生产的常规产品，且订货量及交货日期按常规生产有能力完成的合同。 4.2 特殊合同：指顾客对产品有特殊要求（如价格、付款方式、款式、功能、颜色等）或订货量大，交货期限紧，??公司常规生产能力较难以完成的合同及各类分销/经销代理协议。 5工作内容 5.1合同的评审 5.1.1 常规合同的评审 a. 已形成书面的常规合同由销售部人员填写《销售合同》，经销售部经理审核，报总经理批准。 b. 对于顾客通过电话。传真等方式订购产品的，销售部应先将顾客的要求整理成销售合同，经办人员签字后，交顾客确认后，经销售部经理审核，报总经理批准。 5.1.2 特殊合同的评审 对于特殊合同，由销售部经办人员组织制造部、品质部、项目部等部门，以会议形式或会签形式对合同进行评审，评审后各部门负责人在《特殊合同评审表》上签署意见和结论，由总经理审核批准。 5.2 在合同评审过程中，若评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或修改建议时，由销售部负责与顾客联系沟通。 5.3 合同的签订和执行 5.3.1 合同评审后，由总经理及委托人代表公司与顾客签订合同。 5.3.2 合同签订后，销售部负责将对销售合同转化为《产品计划任务书》发放各相关各部门，作为生产、检验、出货等依据。 5.4 合同的修订 5.4.1合同更改需填写合同更改通知书，由销售部经办人员在《合同更改通知书》中填写更改原因和更改内容 。 5.4.2 如有重大修改，应按5.1条规定履行合同评审手续，较小的修改由销售部征得相关部门意见后，报总经理批准。 5.4.3 合同修改的情况由销售部在合同修改批准后将《合同更改通知单》分发至相关部门。 5.5 合同执行情况的跟踪验证 销售部建立《合同台帐》对合同进行管理，并跟踪合同全过程，了解合同执行和预期交货情况，及时反馈公司相关领导或部门，以确保履约并统计合同履约率。 5.6 合同签订、审批过程形成的质量记录按《质量记录管理程序》执行。 6 附 件 6.1《质量记录管理程序》（HM-P02） 6.2《销售合同》（HM-QR-039） 6.3《特殊合同评审表》（HM-QR-040） 6.4《合同更改通知单》（HM-QR-041） 6.5《合同台帐》（HM-QR-043） 6.6《产品计划任务书》（HM-QR-042） 编制： 审核： 批准： 2005年 月 日