Access-2010数据表知识点.doc

Access2010建立和维护数据表知识点 任务1 建立数据表 一、关于表的基本概念。 表：是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。 字段：是指表中的列，一个表最多255个字段。 记录：是指表中的行。 字段名：最大长度不超过64个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.![]），可以有空格但不能在前面。 主键：又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点： ①主键值能惟一地标识表中记录。 ②一个表只能有一个主键。 ③主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。 ④主键的值不可重复，也不可为空(NULL)。 ⑤Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。 ⑥建立主键是两个表建立关联的基础。 ⑦虽然主键不是必需的，但最好为每个表都设置一个主键。 ⑧自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无重复的索引。 外键：又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。 二、Access 2010的数据类型（12个）： ①文本：最大长度255个字符，默认255个字符。用于存储文本和数字。 ②数字：在“字段大小”属性中有7个选项：字节、整型、长整型（默认）、小数、单精度、双精度、同步复制ID。 ③货币：系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。 ④备注：长度一般大于255个字符，不超过65535个字符。 ⑤日期/时间：用于存储日期或时间。 ⑥自动编号：系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。 ⑦是/否：用于保存只有两种状态的数据。 ⑧OLE对象：主要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。 ⑨超链接：主要用于存放网址。 ⑩附件：用于在一个字段中存储多个不同类型的文件，比如可以是Word文档和图片文件。  eq \o\ac(○,11)计算：把多个字段值经过运算作为该字段值。  eq \o\ac(○,12)查阅向导：提供一个建立字段内容的组合框。 三、创建表的方法： 0、Access数据表的视图 （1）数据表的4种视图： ①设计视图：主要用于创建及修改表结构、定义字段属性。 ②数据表视图：主要用于输入、显示、编辑数据。 ③数据透视表视图： ④数据透视图视图： （2）4种视图之间的切换： 工具栏上的“视图”按钮：，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。 1、利用设计视图创建表： （1）打开设计视图的方法：“创建”选项卡→“表格”功能区→“表设计”按钮。 （2）、设计视图的结构：表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别是：字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设置字段的各种属性。 设计视图如下页图所示。 （3）、使用设计视图创建表结构一般步骤是： ①输入字段名，②选择字段类型，③选择或输入字段属性，④设置字段关键字，⑤输入表名称并保存表结构，⑥返回到数据表视图输入表中数据。 2、通过输入数据创建表，步骤如下： ①“创建”选项卡→“表格”功能区→“表”按钮，进入数据表视图。 ②单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加”，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1”，双击“字段1”，改名为需要的字段名称。 ③重复些操作，依次添加“字段2、字段3，……”，并改名为需要的字段名称。 ④输入各记录值。 ⑤保存表。 ⑥进入设计视图修改各字段其他属性。 3、复制表： 如果需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数据表的复制，达到快速创建表的目的。 复制表的方法是：在数据库中选择表→“复制”→“粘贴”→出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中输入新表名，选择“粘贴选项”：①只粘贴结构，②结构和数据，③将数据追加到已有的表。 4、导入表： Access可以与其他软件进行数据交换，比如微软的电子表格Excel、ODBC数据库。 把Excel中的表导入到Access中的操作方法：“外部数据”选项卡→“导入并链接”功能区→选择导入的数据类型（Excel）→出现“获取外部数据”对话框。找到需要导入的文件，选择存储方式和存储位置。 四、输入数据表数据 1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。 2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。 3、是/否型字段的输入用鼠标单击。 4、OLE对象型字段的输入： ①右击输入位置→“插入对象”命令。 ②在对话框中选择“由文件创建”，找到图片或声音等文件。 ③如果没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。 ④在对话框中，有一个“链接”复选框，如果选中，表示插入的这幅图是以“链接”的方式插入到表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。 ⑤链接和嵌入的概念： OLE是Object Linking and Emb