11项目信息及档案管理.ppt

项 目信息及档案 管 理;项目信息及档案管理;第一节 项目建设过程中的信息管理;一、项目信息管理概述;;;二、 工程项目信息管理流程;项目信息管理的基本环节：;三、项目信息管理内容;第二节 项目信息管理系统;一、项目信息管理系统的总体规划;二、项目信息管理系统的设计;三、项目信息管理系统的实施;第三节 项目建设过程中的档案管理;一、项目档案管理规则;?????工程项目档案的形式多种多样 （1）纸质载体档案:如合同文件、招投标文件 （2）声像档案：是纸质载体档案的必要补充 （3）电子文件：《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） ;?????2.项目管理档案分类 根据工程的实际情况，参照《项目部管理、监理资料分类目录》编制合理的项目资料分类表。 资料应分阶段、按单位工程建立案卷盒（夹）按专业分类存放保管，文件标签要清晰、明确。 在计算机内建立档案资料文件管理目录树，方便管理，便于保存和查找 ;?????3.项目管理文件编号 （1）项目部发文编号：年号-公司名称缩写-顺序号-项目名称的第一个大写字母后加E （2）项目部会议纪要编号：年号-公司名称缩写-顺序号-项目名称缩写后加HJ （3）项目管理月报编号：[年号][项目名称缩写]第xx期; （4）招投标文件编号：[年号][项目名称缩写]—[顺序号]ZB （5）合同文件编号： [年号][项目名称缩写]—[顺序号]HT （6）监理资料编号：参照相关规程、规范、规定和标准制定;?????4.工程资料的归档 期限：工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命,短期是指工程档案保存20年以下。 按相应规范、规定收集、整理和折叠。;?????5.项目档案的验收内容 ①工程档案齐全、系统、完整； ②工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； ③工程档案已整理立卷，立卷符合本指南的规定； ;???? ④竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； ⑤文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备； ⑥文件材质、幅面、书写、绘图、用黑、托裱等符合要求。 ;?????6.项目档案移交 列入城建档案馆（室）接收范围的工程：建设单位在工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。 改建、扩建和维修工程，建设单位组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，重新编制工程档案，在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆（室）移交。 建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，要办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。 ;二、项目档案管理制度; 文件归档范围 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。 工程文件的具体归档范围应符合《建筑工程资料管理规程》以及相关规定的要求。 ; 归档文件的质量 （1）资料应尽量使用原件 （2）文件内容的深度要符合要求 （3）反映工程实际情况 （4）字迹清晰，材料耐久，表面整洁 （5）竣工图应加盖竣工图章 （6）按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）规定统一折叠 ; 归档时间 １）根据建设程序和工程特点,归档可分阶段分期进行,也可在单位、单项工程通过竣工验收后进行。 ２）勘察、设计单位应在任务完成时，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 ３）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。 ; 归档文件组卷 （1）立卷原则与方法：应遵循工程文件的自然形成规律；一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 （2）文件排列：文字材料按事项、专业顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。; 案卷编目 （1）编制卷内文件页号规定 （2) 卷内目录的规定 （3）卷内备考表的编制规定 （4）案卷封面的编制规定 ;工程项目管理精品课程组