KOA使用和行文规范指引.doc

PAGE  PAGE 43 阳光人寿保险股份有限公司 KOA使用及行文规范指引 一、KOA操作指南 （一）基本分类 1．公文 （1）红头文件 上行文：指用于发往上级机构的请示、报告等。 下行文：指用于发给公司各部门、各分支机构的公文。 批复：适用于批复分支机构的请示、报告。 函：适用于同不相隶属的机构之间商洽工作、答复问题、通知有关事项、对有关事项提出处理意见等。 会议纪要：主要为发表会议记录。 （2）联系函 工作联系函：用于总公司部门与分公司部门之间的工作沟通、交流。 部门沟通联系函：用于总公司部门与部门之间的工作沟通、交流。 （3）签报 签报：主要用于公司内部各类事项审批。 2．表格类审批 （1）财务管理类：费用预算动支申请、出差申请、资产购置申请、会议费申请、借款申请、开设/注销银行账户审批； （2）档案管理类：重要证件使用申请 （3）人力资源类：请假申请、员工录用 （4）印章管理类：公司章用印申请、部门章用印申请、刻制印章申请。 （5）周转房入住申请 （6）员工开通、删除KOA及邮箱权限申请 （7）长途电话开通申请 （8）VPN帐户开设申请 3．新闻 （1）通知公告 （2）公司文件 （3）新闻 （4）企业文化建设 （5）员工天地 （二）使用步骤 1．公文 (1)首页进入“公文流转” (2)点击右上角的“新建” (3)选择类别里面选择“寿险总公司（或×××分公司）” (4)然后选择所需的发文种类即可。 (5)基本信息页面 需要填写的是文件标题，然后选择紧急程度和机密等级，选择发文单位的时候，点击“选择”，点击“阳光人寿总公司（或×××分公司）”，然后在右侧的对话框里面双击发文部门进行选择。 上、下行文签发人为最终审批人，其余文种为提交部门或提交机构负责人。关键字为发文的主要内容。可阅读者按照内容选择阳光人寿全体成员或相关部门群组、人员。 需注意的是文件的可阅读人员为审批人员、可阅读者及收文单位中的相关人员的集合。 (6)正文页面 标题用二号宋体字（加粗），正文选择三号仿宋GB2312字体。公文还需要填写主题词（内容同关键字）、印发日期、电话。 (7)流程页面 编辑处理人节点：点击“添加”或“编辑”进行编辑。 点击“选择”，选择处理人。 在左侧“我的部门”中选择处理人相应部门，进行双击，该部门人员名单就出现在待选列表中。点击红色箭头进入上一级目录。 待选列表中出现处理人名字后，选中，并点击“添加”，将处理人添加至“已选列表”。 选择已选列表中的名字，点击“删除”，则可删除已选处理人。 节点选择如图，点击确定。 确认处理人全部选择后通过点击人名后面的“+”上移或者“-”下移至适当位置。 (8)提交 所有内容填写完毕以后，通过点击右上角的“暂存”，“暂存”成功后返回页面，点击“提交”发表文章。此时文章进入下一个处理人节点。 注意事项：在提交签报的时候，相关申请内容的文件可以在“基本信息”页面以附件的形式提交。 （9）撤回、废弃 当上报文件需要撤回重新提交的时候，进入“公文流转”后选择“我的公文”，点击需要撤回的公文，进入“流程”页，点击“撤回”。撤回后的公文自动保存到草稿箱中。 若公文作废，则可在以上流程中选择“废弃”将该文档废弃。 （10）沟通 若审批中对文件有一些问题需要节点以外的人员进行处理，可在处理文件是选择“流程”页，点击“沟通”，选择需沟通人名，并提交，则该文件进入该指定人员审批流程中，待该人员处理完毕，并提供沟通意见后，流程返回原处理人员。 2．审批 （1）首页进入“审批流程”； （2）点击右上角的“新建”； （3）按照需要选择不同模板； （4）基本信息页面-填写主题以及简要说明； （5）审批内容页面-填写部门、基本内容等； （6）审批流程页面-按内容选择相应流程； （7）所有内容填写完毕以后点击右上角“暂存”； （8）提交。 （9）撤回、废弃、沟通同公文操作。 3．新闻 （1）首页左侧企业文化社区中选择“新闻系统”； （2）点击右上角的“新建”； （3）按发文内容选择阳光人寿通知公告、新闻、企业文化、建设或者员工天地； （4）填写新闻主题、正文，选择审批节点； （5）暂存后提交。 二、KOA审批流程设置指引 （一）公文 1．上行文 （1）上报偿付能力报告 （经办部门提交） 第一节点：办公室文书（格式审查） 第二节点：精算部负责人 第三节点：办公室文员（核稿） 第四节点：财务部负责人、资金运用部负责人（会审） 第五节点：办公室负责人 第六节点：精算部分管总裁 第七节点：公司主要负责人 第八节点：董事长 第九节点：办公室文书（盖章） （2）产品报备/报批 （经办部门提交） 第一节点：办公室文书（格式审查） 第二节点：产品部门负责人 第三节点：办公室文员（核稿） 第四节点：精算部负责人、合规法律部负