电大---09春《办公室管理》形成性考核册答案.doc

? 　09春《办公室管理》形成性考核册答案 ? 作业1 ? 一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表 序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。?5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。?7信息资料准备好公司要公开的资料； 替上司收集演讲或报告的资料； 整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客； 替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。?11督查工作督导一般职员或速记员。?12日程安排替上司定约会并做好记录； 为上司安排旅行或考察。?13日常事务阅读并分类信件； 自动处理例行的事务； 替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话； 照料上司身边的琐事。14办公室管理?办公室环境的布置和整理； 保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项； 执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16?替上司申报交纳所得税及办理退税。?17??外出办事，如银行、邮局等。　　二、办公用易耗品主要包括哪些？　　办公用易耗品主要有：　　（1）信封、纸张；　　（2）软盘、光盘等；　　（3）铅笔；　　（4）圆珠笔；　　（5）签字笔或钢笔；　　（6）修正液或修正带；　　（7）印盒；　　（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；　　（9）小刀；　　（10）日历等；　　（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。　　　　三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？　　首先说明文员工作的步骤是什么？　　文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。　　（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。　　（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。　　（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。　　其次，说明三个步骤之间的关系。　　三者的关系为：　　先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕计划--实施--检查这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。　　文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。　　　　四、按照优先顺序处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。　　在按照优先顺序制定计划书时，要按以下三个步骤进行：　　（1）将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。　　（2）对于A类事情再进行分类，分为：　　重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。　　（3）与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。 　　五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识　　1．请示方法和报告方法；　　2．计划方法和总结方法；　　3．受意方法；　　4．传达方法；　　5．进言方法；　　6．变通方法和挡驾方法；　　7．分工方法与合作方法。　　下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：　　首先简要说明此种方法：　　受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。　　受意方法要注意：　　（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；　　（2）备好记录本，记录下指示要点；