中国石油仓库保管工教材 第二章 仓储管理知识.doc

PAGE  PAGE 48 第二章 仓储管理知识 第一节 物资保管基础资料 物资保管基础资料是指从物资的接运、验收、保管保养，一直到出库的整个仓储作业过程中所建立的各种原始记录、单据、凭证、账册等。 一、物资保管基础资料的内容、作用及要求 （一）物资保管基础资料的内容 (l）物资出入库凭证。主要有物资入库验收单、调拨单、退料单等。 (2）用于收、管、发中的问题处理凭证。主要有库存物资规格调整单、事故报告单、库存物资盈亏申请表、物资储（运）‘损耗单等。 (3）用于信息传递单据。主要有物资查询单、不能验收报告单等。 (4）反映库存情况资料。主要有物资明细账、物资盘点清册等。 （二）物资保管基础资料的作用 物资保管基础资料是物资保管部门在物资仓储过程中各项活动情况的综合记载，是物资统计、财务核算、综合分析、信息处理的依据???是一项最基本的基础工作。因此，加强对物资保管基础资料的管理，对于进一步提高物资管理水平，有秩序地进行仓储管理活动，减少物资损失，避免收发差错，不断提高经济效益起着重要的促进作用。 （三）物资保管基础资料的管理要求 物资保管基础资料是物资仓储活动中不可缺少的基本资料，加强对其资料的管理，是仓储管理工作的内容之一。 物资保管基础资料的管理一般有以下几点要求： (l）各种资料应按月装订成册。当年的资料可在本库（组）保管，跨年资料应移送档案室统一管理，以便随时查阅。 (2）各种入档资料应按其资料的性质，分别建立档案号，如物资明细账、收发料单等。 (3）入档的资料应按时间顺序进行管理。 (4）建立健全档案管理制度，手续完备，入档有记录，借阅有登记。 (5）各种资料的保存期限一般为10～15年，超过期限的资料可统一进行销毁。 二、物资保管资料的填制 （一）物资到货记录 到货记录是保管方对到货情况进行综合记载的原始记录，是物资验收入库的凭证之一。由接货入依据到货物资本体及包装情况，按照到货记录规定的格式进行填写，并由接收入签字认可。 （二）磅（尺）码单 磅（尺）码单是物资验收入库过程中，对物资采取检尺、换算等方式计量得出的数据的真实记载，是物资验收的基础资料。 （三）验收记录 验收记录是物资验收入库时，对物资数量验收、质量检验等验收活动的综合记载。验收记录可作为索赔依据和入库凭证。 （四）验收单 验收单是入库记账的凭证，也是财务部门冲减在途资金及报销的依据。验收单由保管员填写，按照验收单的格式内容将物资名称、规格、计量单位、计划单价、验收数量以及验收制单日期填写齐全，并由相关保管入员签字或盖章。验收单记入明细账的收入栏，结存栏增加。物资验收单有两种形式：一种是由计划员根据供货单位寄达的承付托收及质量证明书等有关资料填写入库通知单，随有关资料交给仓库保管员，由保管员将实物验收情况填入入库验收单；另一种是当物资及有关资料已到库，且具备验收条件，经保管员对实物验收填写后，即意味着该批物资已经验收合格，可以正式入库保管，同时也标明采购、接运、验收工作的结束，保管工作的开始。 （五）物资明细账 物资明细账是反映库存动态情况，详细记载物资收、发、存的明细台账，是统计报表和对账的基础。 1．物资明细账的建立 建立物资明细账应符合以下要求： (1）认真填写名称、规格型号、计量单位、单价以及物资代码等内容。 (2）将前三年的收发数量填在账面上的动态表中。 (3）上年结转时间为1 月1 日，结转数量金额准确，并加盖上年结转章和稽核章。 (4）账页应按物资大类的顺序排列装订，账前应有目录和本账的收发存汇总表，每大类的第一本账前应设有大类收、发、存总汇总表，每本账封皮应标明大类号及账本号。 2．记账 记账应坚持日清月结制度。正常记账应用蓝或黑墨水笔填写，要求账面整洁，字迹清楚端正。记账要以正式凭证为依据。 记错账时，正确的改正方式是在记错的数字及写错的文乳用红笔划一道横线，由记账入盖章，再用蓝笔在错处上方写上正确的数字或文字。各月份在当月的截至时间最后一天进行结账，在本月所记最后一笔账的下格作为月计栏，将当月的收、发、存数量金额记入月计栏内，在摘要栏加盖“月计”章，同时沿月计栏的下线从摘要栏到结存栏用红笔划一道红线，叫做月结线。 当账页用完后，应续接新账页，并进行结转。结转时应在前账页的最后一栏和新账页的第一栏的摘要栏分别加盖“过次页”和“承前页”章，并将本月初至结转时的收、发、存数量和金额记入过次页和承前页栏内。 3．账面上出现红字时与各栏之间的关系 当凭退料单、冲销单、运损单、收料误差核销单（负差）以及应列栏金额小于原列栏金额（差额栏内出现“一”号）的收、发差价调整单记账时，账面将出现红字。 (l）收入栏的红字。 ① 冲销单的数量、金额用红笔记在收入栏内，结存栏减少。 ② 运损单及收料计量“一”差核销单的数量、金额用红笔记在