科研采购授权自办案件(外购履约要点106.03.27)-采购组.doc

科研採購(預算新台幣100萬元以下授權請購單位自辦案件-外購案)辦理狀 況通知單 採購案號: 1.檢還請購單、廠商報價＆型錄、經費核定清單等，請查收。 2.請掌握於計畫期限前完成結案審查及報帳。 3.採購紀錄作成後，展延履約期限、廠商改提供較優規格產品….等契約變更事項，應簽 奉校方核准(授權由各請購單位一級主管決行)。 4.撤銷採購: (1)請購單已完成決行後，撤銷簽文由請購單位一級主管決行，後會採購組及主計室。 (2)原卷應按照檔案法規定保留10年。 (註:請購單已送達採購組且尚未決行案件，撤銷簽文由請購單位一級主管決行後，將 簽文影本送採購組銷案；已產生請購條碼但尚未陳送請購單者，請通知採購組銷案) 注意及待辦事項: ●洽廠商議價、訂約(如需要)、收取保證金(如需要) (1)填寫「國立臺灣大學科學技術研究發展採購授權系所辦理採購紀錄」及由國內代 理商廠商填寫「科研採購投標廠商聲明書」(直接外購免填廠商聲明書) ，以上文 件均需廠商蓋章，國內代理商應檢附公司設立證明及原廠出具之代理授權書。 非由公司負責人親自出席辦理議價之案件，應由廠商出具『出席代表授權書』(不 可於議價之時才填寫蓋章) (2)決標金額:採購標的若屬物品須為「貿易條件」+ 「幣別」 +「金額」，其中貿易 條件請參考採購組網頁「結匯免稅」專區→「結匯」→國貿條規簡表，盡量爭 取CIP或DAP條件，以降低採購風險。 (3)決標匯率為: 開標當日依決標前一辦公日臺灣銀行外匯交易收盤即期賣出匯率， 請至臺灣銀行網頁查詢及下載。 (4)如有減價，請填寫『科研採購協商記錄』(由採購組常用表單下載) (5)提示國內代理商於二週內備妥下列電子檔文件，並傳送至請購單位(主旨加註採購 案號)，請購單位收到後，再連同採購記錄、報價單一起轉寄給採購組負責之履約 承辦人員審查。 1.Proforma Invoice(PDF檔) 2.免稅申請書及免稅明細表 (表格及範例置於採購組網頁-免稅專區) (Word檔) 3.開發國外信用狀申請書(採購組網頁-結匯專區) (Word檔)(付款方式為信用狀者) 直接外購案件，??請購單位參考採購組網頁「結匯免稅」專區→「結匯」之信 用狀填寫說明，繕打開發國外信用狀申請書，連同上述相關文件轉寄給採購組負 責之承辦人員審查。 (6)與廠商議定履約條件及價金後，應速將決標資訊公告於本校『校園公佈欄』(進入 MY NTU→消息公布)，決標資訊應包含採購案號、採購標的名稱及數量摘要、供 應廠商名稱、決標金額及決標日期(公告期間:6-12個月)。 (7)如需簽訂契約請至採購組網頁(科研採購專區)下載空白契約書。 契約附件: 報價單、決標單價分析表(如有減價且分項報價)、規格文件，餘詳採購 組網頁→常見問題→其他:契約製作時應注意的事項) (8)契約用印:應先將全案卷宗送採購組審查，由採購組於採購紀錄核章後，再進行契 約陳核(至文書組下載一般用印申請書)，陳核時須會辦採購組。 (9)若須向廠商收取保證金，由請購單位至「臺大帳務系統」線上開立繳款單。 首次進入帳務系統者，應先聯繫出納組申請開立帳號密碼，收據正本叮嚀廠商妥 慎保管，結案驗收合格後，向廠商收回收據正本報帳申退，詳採購組網頁→常見 問題→保證金)。 ●注意水電及場地環境的配合: (1)應確實追蹤水電及場地施工進度，若進度嚴重落後且跨年度，應洽主計室詢問 是否簽辦經費展延事宜。 (2)履約期限為「確定的交貨日期」，若預估水電及場地施工進度會嚴重落後，應 即洽廠商協議延後出貨日期。 (3)若廠商繳交之履約保證金為銀行出具之保證品(詳保證金收據詳保證金收據事 由欄位)，為避免保證品過期失效，嚴重侵害學校權益，應於保證品過期失效前 3週，將落後情形完成簽報學校，決行後將簽文影本送採購組，由採購組據以 發文廠商展延保證品之有效期限。 ●採購標的若為管制品，應密切追蹤得標廠商申請許可之進度。 ●借款/預支經費，詳採購組網頁【結匯免稅】→【結匯→借款】 (1)於首次借款前，應先將全案採購卷宗送採購組審查，由採購組於決標記錄上核 章後再辦理借款作業，借款申請書免會辦採購組。 (2)請至臺大帳務系統申請→借款申請書:請購單位→主計室→出納