第四章邮件收发研讨.ppt

第四章 邮件收发;框架;邮件的处理，是文秘人员的重要工作。有些公司的文秘人员甚至要发一半的时间在做这件事。 邮件形象代表公司形象，也体现自己的能力。 信息必须及时反馈给上司。;1. 邮件的收取;由专人接送，需要签收的邮件，如特快专递。这些邮件在一天之内随时可能到达，由文秘人员负责签收、处理，或者分发给其他部门或相关人员。 如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，查看晚上是否有邮件发送过来。电子邮件可以在屏幕上看到，但通常的做法是文秘人员打印出来交给上司。;2. 邮件的分类;3. 邮件的拆封;邮件的拆封要注意以下几点：;信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分。 有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应该找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致。既不要让自己损失，也不要贪小便宜。 文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。 文秘人员授权阅看信件时，应把其中的重点勾勒出来。 收到的广告等邮件，不必交给上司，可以当作废纸或给其他部门。;4. 邮件的处理;对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上。 账单和结算单一般应转交给付款部门。 广告和传单是方便、免费的信息来源，可以给采购部门。 ;5. 上司不在时邮件的处理;一般而言，有这样几种可能： ;如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到？怎样处理？做了哪些事？采取了哪些措施等 如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样方便想上司汇报。 如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手问题时，应及时想上司请示。 将处理和待处理的邮件分别标示。;6. 邮件寄发前的准备;以上司或文秘人员名义发出的邮件，在打印完毕，寄发之前，要做好以下几件事：;7. 邮件的寄发;补充：文员晋升之道;一、晋升源于积极的心态;当然，信心毕竟只是一种自我激励的精神力量，若离开自己所具有的条件，信心也就失去了依托。大凡想有所作为的人，都必须脚踏实地，从自己的脚下他出一条远行的路来。 成功者大都有“碰壁”的经历，但坚定的信心是他们能通过搜寻薄弱环节和隐藏的“门”，通过总结教训而更有效地谋求成功。;2. 如何拥有自信 设想远大前程。 首先在心中描绘一副希望自己达成的成功蓝图，然后不断地强化这种印象，使它不会随着岁月流逝而消褪模糊。 跨越障碍 用积极的语言暗示 “谁也无法阻挡我成功，我一定会爬到最高峰。”每天重复二十次 ;借助别人的鼓励，让别人肯定自己 实事求是评估自己的实力 树立一个积极的榜样。 榜样的力量是无穷的，从自身条件出发，树立起一个曾与自己情况相似，但最终获得极大成功的榜样，来不断督促自己，对你树起信心之帆，最终达到胜利的彼岸。;（二）要有积极的心态;二、晋升必备的知识和技能;此刻打盹，你将做梦； 而此刻学习，你将圆梦。 觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。 勿将今日之事拖到明日。 学习时的苦痛是暂时的，未学到的痛苦是终生的。 学习这件事，不是缺乏时间，而是缺乏努力。 学习并不是人生的全部。 但，既然连人生的一部分—??习也无法征服，还能做什么呢？ 请享受无法回避的痛苦。;（二）必备的通用知识与技能 识人的能力 市场营销的常识 理财能力 电脑操作能力 外语能力 汽车驾驶技术 ;(三）必备的专业知识 具备专业理论知识 具备专业经验 掌握文员必要的能力结构 表达能力：书面表达、口头表达 信息处理能力：收集、整理、加工、提供 活动能力：交际能力、组织管理能力、协调能力 应用能力：书写能力、操作能力 创造能力：预测能力、应变能力、评估能力、探寻能力、创新能力;三、借助上司晋升;好上司应该具备的基本特点： 给你锻炼机会 宽容 有竞争能力 有敏锐的政治眼光 重人识才 ;（二）让上司注意到你 称为关键下属 问题解决者 善于提出创新思维 信息来源者 公共关系系战略;四、善于捕捉晋升机会;（二）善于创造机会 成为焦点 扩大交际范围 提高知名度 自己创造机会;