新版OA系统简易操作手册[机关部门公务适用].docVIP

PAGE  PAGE 9 新版OA系统简易操作手册 （部门公务适用） 一、新版OA系统的总体情况说明 新版OA系统是由省公司统一规划、从全省统一的企业门户网站进入的综合办公自动化系统。在用户端采用IE浏览器方式登陆使用。与旧版OA系统相比，除了由于技术上的先进性便于维护管理外，进一步提高了公文处理的规范性和严谨性，并作为广东电信企业门户的一部分、实现了与MSS系统等全省各个管理系统的综合统一。 二、系统的登陆使用方法： 打开IE浏览器输入广东电信企业门户的网址 HYPERLINK 进入登陆界面（如下图）。 登陆方式：用英文名登陆（一般为姓的全拼+名字的第一个字母+数字），如“zhaoqjgw”。大家可以查看分公司统一印制名片上的Email邮箱名称（@前面的部分）找到这个英文名。。 这里有一点要注意的是因全省范围内有个别同名同姓的员工（会单独通知），这类员工只能用英文名才能登陆。 三、操作主界面的说明： 新版OA系统的公文处理流程和机制与旧版基本相同。主界面如下： 待阅 待办 新系统中，原来的待办文档将被分为“待办文档”和“待阅文档”，其中，待办文档是当前办理人必须要办理的文档，对部门公务帐号而言主要是分公司领导批示给你部门主办或协办的省公司发文，或者是需要成文封发的部门发文，系统对该办理环节进行效率监督，并作超时统计，用户必须及时处理；待阅文档是原来收文管理中阅知类的文件，只需要用户阅知，无须具体的“操作”办理，可以一次处理多个文件，不作时限要求，处理与否不影响文件归档，这类文件可以直接转给部门内员工阅知，也可提交给部门领导批示。 “待办事宜”和“待阅文档”这两个栏目中，流程名称右边括号里的数字表示目前该流程中有多少个需要您处理的公文，如“收文管理（2项）”，表示目前有2份收文需要您处理，都处理完毕后流程名称会自动消失。 四、处理文件举例： 作为公务帐号管理员，除了处理公务邮箱中的普通邮件外，主要是将待办事宜的省公司文件（“分公司收文”）提交给部门领导批示，和处理需要成文封发的部门发文。所谓 “分公司收文”是指分公司的公务邮箱中收到的省公司的红头文件，由分公司公务帐号管理员（在综合办公室）进行登记，提交给分公司领导批示，分公司领导批示给相关部门主办、协办和阅知，相关部门公务再提交给本部门领导批示，由本部门领导提交相关人员阅办。 以上黑体部分就是部门公务帐号管理员需要做的工作。 （一）将本部门主办、协办的文件提交给部门领导批示 假设在“待办事宜”中有一个需要本部门主办或协办的收文，单击这个待办事项打开这个文件，如下图。 “提交”按钮 填写完毕后，在文件内容的页面的最上方点击提交按钮选择审核的领导和传阅人，如下图所示。 （二）成文封发 具有成文封发权限的用户登录进入系统主界面后，在待办区域找到需要自己进行成文封发处理的文件，点击文件标题链接打开该文件，进入成文封发处理页面。 与上述所有环节的不同之处在于正文的处理，成文封发之前必须把正文生成PDF文件，正文内容编辑框上侧其中的三个按钮是生成PDF文件的辅助按钮，分别为：使用模板、盖章、生成PDF，并且三个按钮分别依次按照生成PDF文件功能的顺序来排列。如下图示。 具体操作如下：先点击“使用模板”，然后点击???盖章”，最后点击“生成PDF”。完成后会出现如下对话框： 确定后再重新回到成文封发环节界面。点击页面上侧工具栏上“成文封发”按钮，系统会提示提交确认，确认提交以后，出现如下对话框： 确定后再重新回到成文封发环节界面。 在本环节里，流程设置区域不必进行设置，采用默认即可。 点击页面上侧工具栏上“提交”按钮，系统会提示提交确认，确认提交以后，当前环节结束。 （三）处理待阅文件 待阅文件主要是旧版OA系统中阅知类的收文，放在“待阅文档”中。这类文件处理与否不影响文件流转和归档。公务帐号管理员在这里可以提交给部门领导阅知（批示），也可以直接提交给部门内其他员工阅知。主要操作界面如下： 提交给部门领导阅知（批示）或直接提交给内部人员阅知。 若无需提交阅知点击“已阅”。