第07章节桌面信息的管理.pptVIP

第7 章;【本章内容介绍】;【本章主要知识点】;7.1桌面信息管理及其OUTLOOK软件简介 ;7.2利用OUTLOOK创建联系人 创建“联系人”的操作步骤如下： 1．正确配置Outlook，然后正常启动后，单击“文件”／“新建”／联系人”命令，打开 “未命名－联系人”窗口。 2．在“联系人”窗口逐项输入联系人的资料信息。 3．输完一个人的所有信息，选择窗口中的“文件”／“保存”命令，即可保存对应联系人的信息，按照同样方法依次输入其他人员信息，最后单击“保存并关闭”按钮退出“联系人”的创建。 7.3 电子邮件的使用 7.3.1创建、发送和接收电子邮件 1．创建邮件 （1）启动Outlook，选择“文件”/“新建”/“邮件”命令 （2）在空白邮件窗口中作如下操作：;①“收件人”文本框：输入收件人的E-mail地址。 ②“抄送”文本框：输入其他收件人的?E-mail地址，注意多个抄送人员邮件地址中间用“，”或“；”隔开。 ③“密件抄送”文本框：也是输入接收邮件副本人的E-mail地址，与“抄送”文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的。 ④“主题”框：输入简短的邮件主题文字。 ⑤“正文”框：在主题的下半部分，输入邮件内容并可根据需要进行适当的格式编排，也可以添加“附件”格式的文件内容。 2．发送邮件 单击窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。 3．接收邮件 单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。 ;7.3.2管理邮件 1．邮件排序 2．邮件筛选 3．邮箱管理 7.4 任务的创建和使用 1．任务的创建 （1）在Outlook面板中，单击“任务”图标，打开“任务”窗口。 （2）选择单击“文件”／“新建”／“任务”命令，弹出所示的“未命名-任务”窗口。 （3）在所示的窗口中，进行如下操作： ① 在“主题”文本框输入任务名称：“星期天外出参观”。 ② 单击“开始/截止日期”下拉列表框的“▼”，选择开始和截止的日期 。;③ 单击“状态”下拉列表框的“▼”选择任务的状态（未开始、进行中等）。 ④ 单击“优先级”列表框的“▼”选择任务级别（低、普通和高）。 ⑤ 选择“提醒”复选框，设置提醒时间和声音（单击“”可选提醒的声音） （4）单击“保存并关闭”按钮，将其保存。 2．任务的分派 任务的分派是将已建立的或新建的任务作为电子邮件内容向其他人发送，以分派给任务承担者具体任务。操作步骤如下： （1）在Outlook面板中，单击“任务”图标，在右侧的“任务列表”框中双击要分配的任务主题，将任务打开或者新建一任务。 ;（2）单击窗口的“×××-任务”窗口中“动作”菜单下的“分配任务”命令或常用工具栏中的“分配任务”按钮，弹出窗口。 （3）在“收件人”文本框中输入任务接受者的E-mail地址，对话框中的主题、截止时间、开始时间等均已填好，若有变动可以修改。 7.5 日历的使用 7.5.1 利用日历创建约会 下面以实例问题说明如何利用日历创建约会,问题情形如下：为海天公司的董事长John先生，开一个生日Party，时间：2004年5月31日，下午7：00，地点：西花园西餐厅。 要利用“日历”安排以上的约会，操作步骤如下： 1．在Outlook面板中，单击“日历”图标，选择“文件”／“新建”／“约会”命令，弹出“未命名-约会”窗口。 2．在“未命名-约会”窗口作如下操作：;（1）在“主题”文本框中输入：John先生的生日Party； （2）在“地点”文本框中输入：西花园西餐厅； （3）在“开始时间”中选择： 04-05-31和19：00； （4）在“结束时间”中选择： 04-05-31和21：00； （5）选中“提醒”复选框，设置提醒的提前时间：15分钟。 3．单击工具栏上的“保存并关闭”按钮，完成约会的创建。 7.52利用日历安排会议 假如要利用日历安排本节实例要求的产品策划会议，操作步骤如下： 1．在Outlook面板中单击“日历”图标，打开“日历”窗口。 2．在日历窗口中，选择“动作”/“新建全天事件”命令，弹出 “未命名-事件”窗口，如图7-15所示单击选择其中的“计划”选项卡。 ;;3．单击“添加其他人”按钮右侧的“▼”，在下拉菜单中单击“添加自通讯簿”命令，弹出“选择与会者及资源”对话框，如图7-16所示。;4．在图7-16对话框中“显示名称来源”右侧的下拉列表框中，选择与会者所在的文件夹；在“名称”列表框中选择与会者的姓名；单击“必选”、“可选”或“资源”按钮；最后单击“确定”按钮，返回如图7-15所示对话框。5．单击“约会”选项卡，在“主题”文本框中输入主题说明“产品策划”，在“地点”文本框中输入开会的地址“公