电大办公室的管理期末复习题简答题.docVIP

电大办公室的管理期末复习题简答题.doc

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电大办公室的管理期末复习题简答题

PAGE  1、办公室的含义(狭义的含义)(P2) 办公室的含义:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如:教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。 2、办公室环境布置的目的(P6-7),尤其是挡驾和保密的作用。 办公室环境布置的目的: (1)创造舒适而又工作效率高的环境。(2)塑造组织形象(3)建立挡驾制度(4)有利于保密工作 建立挡驾制度的作用:为了不让上司把宝贵的时间浪费在不必要的人事接待上,需要把文秘办公室与上司办公室分开,成为两个独立的工作区域,但在距离上相隔不宜太远,便于文秘人员经常汇报和请示,也便于上司随时布置工作。 保密工作的作用:上司与员工进行个别谈话或听取汇报,管理层的核心会议,上司需要的重要文件和组织机密资料,都应有一个独立的空间,设立一道保密的屏障,以防止泄密。 3、我国文秘工作的范围(P3) 我国文秘工作的范围:(1)文书撰写(2)文书制作(3)文书处理(4)档案管理(5)会议组织(6)调查研究(7)信息资料(8)信访工作(9)接待工作(10)协调工作(11)督查工作(12)日程安排(13)日常事务(14)办公室管理(15)其他临时交办的事项。 1、文员的工作顺序(第一小节) 答:(1)计划、实施、检查,这三个步骤并不是分开独立的,而是互相联系形成一个循环。(2)文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划。然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。(3)只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行,文员工作就能科学、高效地完成任务。 2、文员的工作方法,尤其是:请示、报告、授意、传达、进言、变通、挡驾等具体方法。(P32-39) 文员的工作方法: (1):请示的具体方法:请示内容:必须是自己难以处理或无权处理的事,请求上司给予指示或授权处理。常规性工作或自己的职权范围内的事则无须请示。请示形式:可以是口头形式,也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事,作书面请示,上司作书面批复。一般的事,事务性工作,只需解决一些疑难的事,??用口头请示,上司只作口头答复或指示。请示必须注意:a请示要对口:遵守按上级分工、对口请示的原则。b请示要单一:遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内。 (2)报告的具体方法:报告内容:一是定期报告工作和进程;二是工作中发生的重大问题;三是合理化建议;四是应上司的要求汇报情况。报告方式:口头或书面形式。 (3)授意的具体方法:受益是文员接受和领会上司意图。一种是直接授意,即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接授意,易于判断和领会。另一种是间接授意,指上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。要做到:a备好记录本,记录下指示要点。b注意倾听,用心判断指示的用意。c必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。d如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。e接受指示后,要不失时机地贯彻实施。 (4)传达的具体方法:一种是正式传达,另一种是非正式传达。要做到:a传达不走样,不可加进自己的意见。b必要时可形成文字材料,照本宣科。c如果有些指示不便直说,可以根据上司授意,只传达大致意思d注意保密。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。e重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记。 (5)进言的具体方法:a适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;发生了错误、疏漏需要纠正、补救的事;反复思考确实认为是合理的事;b适时。考虑时机,重大的、紧急的事,应立即进言;一般的事,要看上司的空闲、心情好时进言;c适地。看场合,工作上的建议,可在公众场合或会议上提出;对上司的提醒,则应在个别场合悄然提出;对上司的批评、劝谏,则应经过深思熟虑之后,预先约定时间提出,以让上司有一定的思想准备。d适度。要注意掌握分寸。显而易见的事,点到为止;上司一时接受不了的事,可过一段时间再提,要让上司有个思考的过程,而不是一味纠缠不休。尤其重要的是,文员不应自以为是,进言不是单向的,而是双向的交流,文员要随时准备自己的意见被否决,乐于在与上司交流、切磋中接受正确的意见,服从真理。 (6)变通的具体方法:重大、紧急的事,可越级请示,甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难,文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。对新情况、新问题,无章可循时,上司又没有明确的指示,文员可参照有关政策,作出合乎情理的处理。 (7)挡驾的具体方法:a电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。b来访挡驾。

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