GR_WI_FI_008A0备用金管理办法.docVIP

备用金管理办法文件编号GR-WI-FI-008版本版次A0页 次2/2制订日期 2011年05月20日1.目的： 1.1确保备用金支付都在规定限额内，保证资金使用的计划性，提高资金使用效率。 1.2促进及时清账，及时反映费用，控制坏帐风险。 2.范围：集团及下属单位各种涉及备用金业务的管理。 3.定义：备用金指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。对于零星开支用的备用金，可实行 HYPERLINK /view/6125850.htm \t _blank 定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。实行 HYPERLINK /view/6125850.htm \t _blank 定额备用金制度的单位，应根据工作岗位性质的需要，提出定额备用金申请，经部门负责人、财务负责人、总裁批准后，报财务部门备案。 4．权责 4.1各单位总经理、财务负责人应当监督管理办法的落实情况； 4.2单位财务人员应严格执行本办法规定，并将备用金使用情况每月上报部门负责人； 4.3部门负责人应当严格控制本部门人员借支额度。 5．作业内容 5．1 备用金使用范围 5.1.1出差办事临时借款； 5.1.2对外需预支后报销的业务； 5.1.3因生活困难而暂借款； 5.1.4 因工作性质，特定岗位的周转资金； 5.1.5其他经批准的暂支款； 5.2 备用金使用限额 5.2.1原则上未过试用期的员工不能借款； 5.2.2个人生活上借支不超过5千元； 5.2.3出差及有关业务上借支，其限额根据业务实际情况批准。 5.3 工作要求 5.3.1 借支备用金时，先填写一式二联“借支单”，按格式内容填写借款日期、部门、借款人、借款用途和借款金额等事项；“借支单”须经部门主管负责人、财务负责人、集团总裁等签字批准后，方可到财务部办理借款。部门主管负责人主要对借支的必要性和合理性负责，财务负责人主要对借款的合规性负责。原则上，上次的借款未清账的，不得再申请新的借款。 5.3.2借款人完成业务回到公司后应在五个工作日内填写“费用报销单”，并经主管负责人、财务负责人、集团总裁审批，办理报销手续。 5.3.3借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“个人往来”三栏账，查明报销人员原借款金额，并开具“借款冲销单”，根据报销单的金额，多还少补，结清原借款单金额。 5.3.4 为确保会计信息的及时性和准确性，借款人应及时报账，对于当月发生的费用，未能在当月及时申报的，必须在下月完成申报，逾期报账的，按核准的报销金额的10%扣款，单笔上限不超过500元。报销的时限以财务部收到单据的日期为准。例子：如5月的电话费1000元，应在6月完成费用报销，如果在7月报销，就需对报销人扣款100元（1000*10%）。对于特殊原因，不能及时完成费用申报的，由总裁审批，可以免于扣款。 5.3.5 针对个人借款数额较大的项目（5万元以上），未及时报账的，借款人需对借款的使用情况进行说明，财务部每季度将形成报表统一报集团总裁审批，经集团总裁指示后再确定处理方式。 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延时间超过1个月者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，并按年12%利率计收利息，不再另行通知。 5.3.6 每年截止12月31日有欠款余额的借款人（代扣代缴的除外）,由财务部发出“个人备用金对账函”，借款人复核并签名确认；每年年底原则上要求借款人必须清账。 5.3.7 离职人员办理手续时，财务人员应查阅“个人往来”三栏账，查明离职人员原借款金额，结清欠款后方可办理其他手续。 5.3.8个人生活上借支备用金，每月将从工资中扣回500元，冲销个人备用金借款。 5.3.9无法收回的备用金欠款，由财务人员申请，经部门经理、财务总监与集团总裁审批，进行坏账处理。 6. 使用表单： 6．1 借支单 6．2费用报销单 6．3借款冲销单 7．相关文件：无 8．附件：无