w0rd文档巧用邮件合并打印准考证等.docVIP

 HYPERLINK /thread-432658-1-1.html 巧用word文档中的邮件合并功能 巧用word文档中的邮件合并功能统一打印固定格式的毕业证、准考证、信封工资条等的方法。现在的毕业证书、荣誉证书、准考证、信封等的纸张是统一印制好的。如何把要填定的不同内容打印到证上是一个较繁的过程，现在有一种既不用编程，且简捷、易用的方法。利用Word中的邮件合并功能通过几个步骤就可以非常轻松地批量打印毕业证、准考证等，打印出来美观，能连续自动打印，而无需人工过多的干预操作。 第一步：建立证件模板 1、首先用扫描仪扫描毕业证、准考证等，保存成jpg格式图片备用。 2、新建并打开Word文档，设计页面大小，页面大小根据毕业证等实际尺寸规格设置。将保存的毕业证图片“插入”到word文档中，打开“图片”工具中的“文字环绕”将图片设置为“衬与文字下方”，将图片调整成与页面大小相同，保存为“毕业证模版.doc”。 第二步：用Excel建立毕业证数据库 一般用Excel来设置制作要打印内容的基本信息表，Excel表格项目为需要填入的相关信息，并保存为“毕业证数据库.xls”。 第三步：用word文档中的邮件合并功能关联毕业证数据库与毕业证模板 1、打开“毕业证模板.doc”，依次选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“毕业证数据库.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。 2、在打开的“毕业证模板.doc”中依次选择菜单栏上的“插入”→“文本框”→“横排”。将光标定位到需要插入内容的地方，画出文本框后，右键点击文本框边框，重新设置文本框格式，将“填充”和“线条”中的“颜色”均改为“无颜色填充”，见图6。使文本框成透明的，方便下一步插入相关数据。 3、将光标定位到透明的文本框中，在新出现的工具栏中选择“插入域”。打开“插入合并域”菜单，选择“数据库域”中的对应的“域”，点击“插入”。关闭该选项卡，调整文本框字号大小等项目，使字体大小与证件相应字号匹配和对齐。然后，再使用上面第2步骤同样的方法在相应的地方插入文本框，亦可在新出现的工具栏中选择“插入合并域”。打开“插入合并域”菜单，选中的对应的“域”点击，调整文本框字号大小等项目，使字体大小与证件相应字号匹配和对齐。同样的方法完成姓名、性别、年龄等项的插入并调整字号大小。 第四步：预览及打印的设置 1、在新出现的工具栏中选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果。调整文本框，方便精确定位，保证打印效果的美观。 2、选中“毕业证模板.doc”中插入的图片将其删除（删除图片至关重要，以免打印时将图片一并打印），选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有证件的Word文档，这时就可以批量打印了。若选择“合并到打印机”可以根据需要，进行选择打印，批量或逐一打印各类证件。 3、利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只需要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、请柬、明信片、信封等。 几个注意问题： 1、有时word文档的内容较少，想在一页上打多个同样文档，就只需要在第一个word域插入“下一记录”（方法是点邮件合并工具栏中“插入word域”，在下拉菜单中选“下一记录”）。 2、如果一个域???含有小数，可能会出现数字显示问题，可在该域中点右键，选“切换域代码”，然后输入“\#”0.0””，按F9刷新一下，有几位小数就在点后输入几个0。 3、邮件合并中还有日期与EXCEL中不一致的问题，可在该域中点右键，选“切换域代码”，然后输入“\@”YYYY’年’M’月’D’日’””，按F9刷新一下，